Ведя телефонные переговоры с кандидатами на должность, важно придерживаться нескольких правил.
Начало разговора. Стоит быстро снимать трубку зазвонившего телефона. Это скажет о вашей собранности и деловитости. Сразу же назовите фирму, чтобы исключить расспросы звонящего. Не следует говорить «алло», «да?», «я вас слушаю» по служебному телефону. Ответьте на приветствие позвонившего. Будьте вежливы и доброжелательны.
На что стоит обратить внимание:
— в какое время звонит кандидат: в оговоренное в объявлении или нет, в обеденный перерыв или в наилучшее в течение рабочего дня;
— правильно ли называет фирму;
— насколько уверенно и спокойно ведет разговор. Это говорит о подготовке к разговору, уверенности в себе и чувстве собственного достоинства;
— поздоровался ли кандидат с вами, подождал ли ответного приветствия;
— владеет ли интонацией, говорит приятным голосом или позволяет себе крикливый, раздраженный тон.
Знакомство. После приветствия звонящий должен представиться и назвать цель общения. Если собеседник не знает вашего имени, представьтесь. Разговор будет более доверительным, если вы будете обращаться друг к другу по имени-отчеству. Спросите кандидата, как он узнал о вакансии.
Слушаем кандидата. Он должен коротко рассказать о себе: возраст, образование, опыт работы, уровень квалификации и опыт работы в требуемой должности, владение необходимыми навыками, личные достижения. Если это необходимо, можете спросить кандидата о его месте жительства, семейном положении и состоянии здоровья. Старайтесь не прерывать рассказ. Если время разговора ограничено, а кандидат излишне многословен, задавайте вопросы.
На что стоит обратить внимание:
— соответствует ли кандидат требованиям должности;
— какова степень его заинтересованности и настойчивости;
— правильная ли у него речь, использует он литературный язык или жаргон.
Отвечаем на вопросы. Человек заинтересованный обязательно будет задавать вопросы о компании и о своей будущей должности. Расскажите то, что считаете нужным. Каково основное направление деятельности фирмы? Где находится предлагаемое место работы? Какова зарплата? Есть ли перспективы продвижения по службе? Имейте в виду, что отказ отвечать на вопросы или уклончивые ответы могут сформировать у кандидата отрицательное впечатление о компании.
Приглашаем кандидата на собеседование… Если кандидат подходит, пригласите его на интервью. Терпеливо и точно объясните дорогу к офису, назначьте день и час собеседования, желательно сразу укажите, сколько времени у вас будет на разговор, например, «в нашем распоряжении будет 15-20 минут». Это ограничение поможет мобилизоваться и более продуктивно провести собеседование, ценя каждую минуту. Перечислите все документы, которые кандидат должен иметь с собой, попросите, чтобы он заранее обдумал ответы на сложные вопросы, например, о длительных командировках.
…или вежливо отказываем. Если вы абсолютно уверены, что кандидат не подходит на должность, вежливо откажите ему. Здесь главное правило – смягчить удар по самолюбию человека.
Поэтому не следует:
— резко обрывать кандидата словами: «Вы нам не подходите, до свидания»;
— подчеркивать его недостатки;
— отказывать безапелляционным тоном и сразу класть трубку;
— лишать надежды на дальнейший успех.
Следует:
— начать отказ с комплимента. Например, «у вас прекрасное образование, но для этой должности требуется другое»;
— коротко объяснить причину отказа;
— сообщите кандидату, что вносите его в резервные списки;
— пожелайте успехов в дальнейших поисках работы.
Отказывая кандидату, будьте готовы к разной реакции собеседника и в любом случае сохраняйте спокойствие.
Правильно заканчиваем разговор. Заканчивать разговор нужно сразу, как только достигнута его цель. Труднее всего закончить разговор с теми, кто или слишком разговорчив или постоянно отвлекается на несущественные подробности. В таком случае лучше всего будет сказать что-то типа: «главное мы осудили, жду вас на собеседовании» или «то, что вы говорите очень важно, но я должен сейчас уходить». Самое главное, не прерывайте резко собеседника, не следует ему говорить также, что вы устали его слушать, а также оправдываться и извиняться.
Также важно сказать собеседнику на прощание что-нибудь приятное: «Был рад с вами познакомиться», «Всего хорошего, успехов вам».