Как собеседовать секретарей


Секретарь - очень популярная профессия.

Как собеседовать секретарейЛюбая организация уважать сама себя меньше будет, если за стойку ресепшен секретаря не посадит. Функции у такого секретаря самые разнообразные: от «успеть подкрасить губы к приходу шефа» до «верно, быстро, грамотно передать информацию».

Мой основной контингент - начинающие секретари, которые еще ничего толком не знают и практически ничего не умеют. Я бы даже сказала, что они еще не доросли до «звания» секретаря. Основная моя цель - довести их до уровня хороших секретарей ресепшен, а некоторых - до уровня грамотных делопроизводителей.

Экскурс в историю

Цель, прямо скажем, благородная! Почти как «сделать мир лучше, чище и мудрее». Но вот путь в соратники и ученики, к сожалению, «тернист и долог». Сначала необходимо понять, кто такой «секретарь». Секретарь изначально - хранитель секретов. Эти граждане когда-то давно были сплошь мужчинами (когда считалось, что женщинам образование и профессия вовсе не нужны), поверенными в разного рода тайны (ведь раньше не было телефонов и приходилось вести переписку). Например, задумал какой-нибудь интриган что-нибудь «затейливое» («Опасные связи» Шодерло де Лакло все читали?). Если время у него есть, то он сам письмо напишет, а если нет, то секретаря заставит (и руки свободны, и сам не «в кляксах»). Но это всё-таки больше относится к профессии личного помощника.

Общее описание

Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе

  1. приветливость;
  2. отличные коммуникативные навыки;
  3. необходимые для дальнейшего карьерного продвижения знания.

Секретарь - это очень ценный сотрудник, ведь через него проходят все информационные потоки компании (телефонные звонки, документы, посетители). Хороший секретарь - всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он - лицо своей компании, и как он встретит "информацию" (звонок, документ, гостя), то такое мнение и сложится о компании в целом. Именно таких секретарей я воспитываю. Именно такие барышни - «властительницы ресепшен и сердец» - потом с радостью переходят в другие подразделения компании или делают карьеру в секретарском деле в других организациях.

Открыта вакансия

Итак, представим, что случился такой «необычный» факт - открылась вакансия секретаря. Подбирать потенциального сотрудника я буду, естественно, под себя.

Сначала мы вместе с директором по персоналу компании будем смотреть резюме претендентов на открытую позицию. Конечно, всякие «феечки, котёнки, моны-лизы, красотки и прочие трогательные нимфы», которые указали это в своих адресах электронной почты, могут быть приглашены на собеседование, но «несерьезность» в свой багаж они от меня уже получили. Куда приятнее читать адресi.ivanova... или sveta_smirnova... Ведь я в серьезную компанию подбираю сотрудника.

Позиция секретаря ресепшен имеет четкое денежное выражение в зарплате и льготах, а должностное - в требованиях к функционалу и графике работы. Посему девушки, претендующие сразу после окончания непрофильного вуза «на миллион денег в месяц», могут смело искать этот миллион в другом месте. Таких денег стоит только специалист с профильным (архивное дело, документоведение) образованием и увесистым опытом работы. Особа же, желающая получать такие деньги сразу по окончании вуза, не стоит в моих глазах ничего (хотя за самоуверенность лишних пару копеек я бы ей добавила). Теория без практических навыков в реальной жизни мало кому приносит солидные деньги. Однако, высшее образование само по себе неплохо, так как показывает, что человек хотя бы

  • умеет доводить начатое до конца;
  • умеет учиться (а учиться в профессии секретаря можно долго и многому);
  • умеет понятно излагать свои мысли;
  • знает, где можно в коротки сроки найти необходимую информацию.

В моей компании секретари ресепшен имеют сменный график, который выстроен особым образом - в период усиленной нагрузки (середина дня) на рабочем месте должны находиться сразу два секретаря, а, значит, барышни, согласно резюме ищущие удобный для себя график работы (до 12-00 или после 18-00), мне не особо подходят. Им лучше попытать счастье в операторских центрах или в других местах с почасовой оплатой.

Телефонное интервью

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. "Истинные леди" в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Во время телефонного разговора становятся понятны и запросы претенденток в стиле

  • «А премии будут?»;
  • «Только никаких задержек после шести!»;
  • «А карьерный рост у вас есть?».

Я прекрасно понимаю, что именно эти моменты, скорее всего, были приятны или неприятны на предыдущем месте работы (я сама была когда-то секретарем офиса и сама так спрашивала потенциального работодателя). И я уже знаю, что задавать такие вопросы прямо в лоб - это верный способ произвести не самое выгодное впечатление. Подобные вопросы стоит задавать только при личной встрече и только после того, как вы уже узнаете другие преимущества и недостатки работы именно в этой компании.

Наша директор по персоналу действует по такому же принципу. Телефонный звонок - это первое собеседование с «потенциальным голосом» компании.

Собеседование

Но вдруг случилось счастье и собеседование было назначено! Тут уже идет в ход тяжелая артиллерия.

Соискательницам с яркой индивидуальностью можно смело идти с этой индивидуальностью мимо! Мне нужны люди смелые и решительные! Те, что смело могут оставить свою индивидуальность дома (драные джинсы в шкафу, боевой раскрас на полочке с косметикой, сережки отовсюду - в шкатулочках, ногти дикие там же) и решительно прийти ко мне на интервью в образе женственной «серой мышки в костюмчике». Нет, я не против индивидуальности, но пусть я о ней узнаю позже, когда пойму, что кандидат - замечательный человек, схватывающий все на лету, и действительно из него выйдет толк. Тогда я буду более лояльна к проявлению этой самой индивидуальности. А на этапе собеседования я даже против спорта. Нет, не в плане, что он травмоопасный или что-то в этом духе, а в плане, что кроссовки и спортивные костюмы - это всё-таки одежда для улицы, а не для офиса.

Жвачка

Далее я выдаю претенденткам на вакансию анкету для заполнения и ухожу размышлять над увиденным. Когда мой взор вполне удовлетворен «серостью и офисностью», когда яркая брошь или серьги, или что-то-там-еще-из-индивидуальности оказываются к месту, тогда я начинаю прислушиваться. И вот тут я внимательно читаю свои пометки в резюме. Я ставлю новые галочки, спрашиваю про маму-папу-собаку-работу-хобби-поездки. Но в это время я внимательнейшим образом слушаю. Я слушаю то, что пропустила во время телефонного звонка:

  • тембр голоса;
  • манеру построения фраз;
  • картавость;
  • съедание окончаний;
  • количество вредных «ну», «вообще» и «ааааа».

Но самое главное - я слежу за жвачкой! Жвачка - замечательная штука. Она освежает дыхание, помогает пищеварению. Но вот общению она мешает катастрофически. Из-за нее во рту скапливается солидное количество слюны, и многие звуки превращаются из шипящих и рычащих в булькающие и чавкающие. Это очень тяжело - понять про природный дефект речи или про жвачку. Так что если вдруг вы не нашли как избавиться от жвачки до собеседования, то уж пока заполняете анкету деньте ее куда-нибудь - хоть проглотите!

Как рассказывать о причинах ухода с предыдущей работы?

Саму анкету я читаю очень внимательно, особенно раздел про предыдущие компании, так как именно там можно найти очень много интересной информации. Вот, к примеру, однажды пришла ко мне девушка, которая за последний год поменяла три места работы, продержавшись везде только по три-четыре месяца. Я, конечно же, попыталаь узнать причину такой частой смены работы. В ответ услышала, что компании банкротились или направления закрывали... А я - тетка суеверная, да и моя компания мне пока самой очень нравится, рано ей еще закрываться. Вот так вот и не получилось у нас совместной работы.

Другая претендентка стала мне рассказывать, как ей не везло с предыдущим руководством. Потому и ушла отовсюду сама. Мы с нашим директором по персоналу вранье очень не любим. Поэтому и собеседования проводим, как правило, вдвоем: я оцениваю кандидатку с точки зрения непосредственного руководителя (смогу ли я ее обучить, сработается ли она с нынешними секретарями, как она в команде будет себя чувствовать и всякое такое), а директор по персоналу - с точки зрения всего коллектива компании (вольется ли в штатную гармонию компании, куда можно будет потом развивать, есть ли мысли о декрете, чем можно мотивировать и прочие подобные вещи). Такое двойное собеседование очень удобная штука, ведь что не заметил один, обязательно увидит другой.

Еще надо уточнить, что зачастую барышни и сами врать не умеют и не любят, а при таких двух нас у них это еще и не получается. Вот и выходит, что когда слышим про «все кругом дураки, одна я умная», сразу понимаем, что либо самооценка завышена (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо врет. Так некоторые врут про жилье, про собственную значимость на предыдущем месте работы и про всякое такое разное. А мне так лучше когда грустно, некрасиво, но честно. Есть только один пункт, где врать можно и даже нужно. Про бывшее руководство. На деловом языке такое называется - лояльность. Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» сказать, что зарплатные или функциональные ожидания не оправдались. То есть денег меньше заплатили или случилось заниматься не тем, на что приходили и тп. И все. А про то, кто плохой, а кто хороший - это не нам с вами судить.

Как вы представляете свою карьеру?

Далее. Допустим, нашлась соискательница, которая удачно преодолела все этапы интервью. С такой претенденткой можно и поподробнее побеседовать. Про ожидания от работы поспрашивать, узнать, зачем вообще она решила пойти в секретари? Цель какая? И тут, снова главное - или красиво соврать, или сказать правду. Одна моя знакомая пошла в секретари за деньгами и карьерой. Так и сказала на собеседовании: «Моя мотивация? Деньги!». Она пришла на ресепшен, добралась до продаж и ловко продвинулась к директорату. Другая моя знакомая пошла в начинающие секретари от нечего делать. Бесцельно отправилась. Так как она ничего от жизни не хочет, ее все устраивает, то в начинающих она сидит и поныне, даже не пытаясь перейти в другую категорию.

Пожалуй, этот момент стоит проговорить отдельно. Девушке, пришедшей пробоваться на вакансию секретаря любого уровня, стоит отдавать себе полный отчет в том, зачем ей идти в эту профессию: чтобы выйти на карьеру в интересующей области, чтобы найти мужчину своей мечты, чтобы денег заработать, чтобы хоть что-то делать, лишь бы дома не сидеть и тп. Цель должна быть в любом случае! Кроме того, имеет смысл перед выбором пути секретаря вспомнить, что эта позиция - подчиненная. Даже так - ПОДЧИНЕННАЯ! Помнится, пришла ко мне однажды девушка на собеседование, которая до того совмещала секретарские обязанности и обязанности бухгалтера. И был у нее суровый, почти армейский характер. И не привыкла она подчиняться. Она меня раз десять перебила фразой«Неужели Вы думаете, что я себе такое позволяю?!». Я ей тогда сказала примерно следующее: «Пожалуйста, подумайте, готовы ли Вы пойти на подчиненную позицию. Тут совершенно четко и сразу будет ясно, кто начальник и чьи поручения следует выполнять... У Вас есть отличные руководящие качества, у Вас есть амбиции и стремление идти вперед. Готовы ли Вы пригибать себя в некоторых вопросах и отмалчиваться, когда у Вас есть свое мнение?» На следующий день девочка позвонила и отказалась. Она оказалась не готова.

Есть такой прекрасный миф о том, что секретарская профессия - легкая и воздушная. Я прекрасно отношусь к тем, кто из другой сферы приходит ко мне на собеседование пытать счастье новой жизни. Были и повар вторых блюд, и сотрудник кредитного отдела банка, и младший научный сотрудник, и оператор милиции, и даже сотрудница одного медицинского вуза. Естественно я задаю вопросы о причинах смены работы. Часто оказывается, что многие просто устали от тяжелой физической работы. Это прекрасно, но еще чаще оказывается, что они не готовы к тому, что профессия секретаря - это тяжелая работа (и физически, и умственно).

Есть еще одна категория - хорошие девочки, для которых работа секретаршей, это приобретение навыка грамотного общения, а также правильного документоведения. Этих люблю. С этими работаю.

Тестирование

А вот еще был случай замечательный. С одной милой и приятной девушкой мы прообщались очень долго и интересно. И стали уже прощаться, как она меня спрашивает: «А вы что, никаких тестов со мною проводить не будете? Не хотите узнать, подхожу я вам или нет?» Я тогда удивилась. Очень. И я сама и многие другие рассматривают позицию секретаря ресепшен как стартовую: навыки на ней различные хорошо развиваются, знания всякие накапливаются. Да и не требую я на начальном этапе никаких особых знаний и навыков, так как все придет со временем. Порой легче человека заново научить (мозг свежие знания хорошо впитывает), чем переучивать. Потому и тест у меня основной - понять, готов ли человек принять те знания и навыки, что я собираюсь ему дать. Сможет ли он выдержать перекрестный «допрос» с директором по персоналу, не растеряется ли, когда будут заданы такие вопросы, как:

  • «Что хотите от работы?»;
  • «Когда замуж?»;
  • «Вы когда учились, рефераты от руки писали?»;
  • «А что делать будете, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?».

Реакция барышни-кандидата во время собеседования и есть самый важный тест для меня. Так проверяется стрессоустойчивость, мотивация, планы на будущее в компании, навыки работы с компьютером, навыки расстановки приоритетов при выполнении задач и тп.

Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.

Вопросы работодателю

Когда все нужные мне нюансы прояснены, тогда я прошу соискательниц задавать вопросы. Но часто они не находят, что спросить. И я довольно подробно все рассказываю:

  • про обязанности;
  • про подчинение;
  • про зарплату со льготами;
  • про график работы;
  • про отпуск;
  • про возможные перспективы развития.

Причины отказа

На собеседовании я обязательно буду задавать вопросы про конфликтность. Даже, если соискательница потратит целых пять минут на убеждение меня, что она совершенно неконфликтна, даже, если после моего отказа в работе и объяснения в стиле «с начальством не спорят», она напишет огромное письмо с заголовком«Елена, я все поняла», эта барышня никогда не будет работать под моим началом.

Также я никогда не буду руководить той красоткой, которая не придет на собеседование (это ей нужна работа, а не мне), или раз двадцать будет уточнять, как найти офис (она так глупа?), или раз тринадцать будет переносить время и дату собеседования (не до конца определившиеся - налево). Да, уровень привередливости у меня повышенный, но и товар - штучный.

Вся эта пытка собеседованием нужна только для того, чтобы попытаться понять, сможет ли вот этот конкретный человек стать тем самым секретарем, который нужен мне и компании? Подходят ли соискательнице мои представления о профессии, а мне её? И, главное, хочется ли ей самой достигнуть этих моих представлений?

 

КА "Кадровый метод" - это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, ...
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице "Акции" Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел "Подбор персонала по профессиям" в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажамменеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел "Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям"
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно "Как составить резюме", "Советы соискателю" и "Открытые вакансии". Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице "Подписка на новые вакансии"