Анализ потребности в персонале. Планирование рекрутмента
♦ В чем причины текучести кадров?
♦ С чем связаны сложности привлечения персонала на вакантные должности?
Ответ на первый вопрос необходимо получить, если текучесть кадров велика. Возможно, проблема связана с одним из следующих факторов:
♦ неконкурентоспособным размером оплаты труда;
♦ несправедливой и (или) непонятной структурой оплаты труда;
♦ нестабильностью или выраженной сезонностью работы и оплаты;
♦ тяжелыми условиями труда;
♦ высокой продолжительностью смены;
♦ плохой репутацией руководства;
♦ сложностями с проездом к месту работы;
♦ отсутствием перспектив, например возможностей для карьерного или профессионального роста;
♦ плохой системой адаптации новых сотрудников.
Если сложность с набором кадров возникает из-за отсутствия на рынке достаточного количества подходящих специалистов, возможно, корни проблемы кроются в следующем.
♦ Неверно заданы условия или зоны поиска.
♦ Заявлен низкий уровень компенсации.
♦ Объявление плохо составлено.
♦ Специалисты, обладающие требуемой квалификацией, пользуются на рынке повышенным спросом, или же на территории, где организация осуществляет свою деятельность, такие специалисты отсутствуют.
♦ Работникам предоставляются плохие условия труда.
♦ На кадровом рынке у организации сформировалась отрицательная репутация.
♦ Отсутствуют социальные льготы и гарантии для персонала.
♦ Должность предполагает выполнение неинтересной, тяжелой, рутинной работы или отличается другими малопривлекательными характеристиками.
♦ Плохо поставлена система поиска и привлечения персонала. Например, для замещения рядовой позиции требуется огромное количество согласований, сбор которых растягивается на длительный срок.
♦ Рекрутеры обладают низкой или недостаточной квалификацией.
Диагностика указанных проблем должна проводиться постоянно, а не только тогда, когда организация начинает испытывать серьезные затруднения с привлечением персонала. Конечно, существует предел улучшению условий труда, повышению зарплаты и введению льгот, но многие другие факторы, влияющие на привлекательность вакансии, можно изменять без серьезных финансовых затрат.
Проблемы и решения
Для того чтобы нанять лучших специалистов, нужно создать им соответствующие условия. Трудности в подборе персонала и высокая текучесть кадров взаимосвязаны между собой, соответственно, решить обе эти проблемы можно при помощи одних и тех же средств. Рассмотрим наиболее приемлемые из них.
1. Неверно заданные условия или зоны поиска. Ошибки при понимании специфики вакансии и составлении портрета оптимального кандидата оборачиваются потерями времени и сил. Чтобы этого избежать, достаточно кропотливо собрать информацию, не боясь вносить корректировки и консультироваться с экспертами. Зона поиска определяется исходя из интересов специалистов и наиболее вероятных каналов связи. Например, можно каждому кандидату задавать вопрос: «Как Вы ищете работу?». С опытом поиск значительно облегчится.
2. Низкий уровень компенсации.Сколько платят конкуренты? Каков средний уровень оплаты труда в регионе? Изучать следует не только уровень заработной платы, но и размеры страховки, доплаты на питание, занятия спортом, иностранными языками, повышение квалификации и т. д. Анализ нужно проводить регулярно. Работодатель хочет снизить расходы, а работник стремится к повышению уровня материальной компенсации. При пересмотре размера и структуры компенсационного пакета нужно искать компромисс, который окажется одинаково интересен обеим сторонам. Пожалуй, один из основных критериев для работника — справедливость заработной платы. Если он посчитает, что компенсация за труд соответствует приложенным усилиям, то будет работать долго и продуктивно. Мера справедливости у всех разная, но, как правило, можно руководствоваться следующей формулой: «средний уровень заработной платы +15%». Этого хватит, чтобы заинтересовать хорошего сотрудника. Немаловажна и премиальная часть компенсационного пакета. Прозрачный механизм формирования премии может оказаться существенным плюсом. Структура начисления премиальных зачастую составляет коммерческую тайну, и в таких случаях нужно отталкиваться от разницы между совокупным доходом и фиксированной частью зарплаты.
3. Плохо составленное объявление. Здесь же приведем наглядный пример. В небольшую дочернюю компанию крупного зарубежного холдинга требовался бухгалтер. специалист по подбору персонала в объявлении указал, что позиция открыта в самом холдинге. Откликов последовало много, и позиция быстро закрылась, но вскоре была вновь открыта. В чем причина? В ответ на объявление резюме присылали в основном те, кто хотел работать в крупной компании, а в результате они попадали в небольшую фирму, пусть и принадлежащую зарубежному холдингу. Если бы в объявлении не содержалось этой неточности, то резюме высылали бы совсем другие специалисты, например те, кто имеет опыт работы в аналогичных организациях.
4. Наличие высокой конкуренции в борьбе за квалифицированные кадры среди других работодателей либо отсутствие специалистов нужной квалификации на территории присутствия организации. Спрос рождает предложение, и в борьбе за квалифицированные кадры побеждают работодатели, которые предлагают наиболее привлекательные условия. Речь идет не только о компенсационном пакете, но и о характере предстоящих задач, уровне ответственности и степени свободы в принятии решений. В последние годы усиливается тенденция к поиску нужного специалиста по всей стране и даже за ее пределами. Понятно, что при этом возникают дополнительные расходы на поиск и организацию проживания сотрудника, но нужно уметь считать издержки и оценивать выгоды.
5. Плохие условия труда. Каковы условия работы в Вашей компании? Всем ли необходимым: униформой, канцелярскими товарами и т. д. — обеспечиваются работники? Соответствуют ли нормам уровни освещенности, кондиционирования и отопления? Удобный ли график работы? Следует также проанализировать условия труда у основных конкурентов. Недостатки, не требующие значительного расходования денежных и людских ресурсов, лучше исправить. Рассказывать, что в компании хорошие условия труда, значительно приятнее, чем оправдываться в связи с недостатками.
6. Отрицательная репутация компании на рынке. Репутация компании складывается из совокупности факторов. Так, наличие любой проблемы из тех, которые здесь перечислены, отрицательно сказывается на репутации. Если же проблем нет, компания будет иметь положительные отзывы. Чтобы создать хорошую репутацию или HR-бренд, требуется много времени и сил, но затраты себя окупают. Привлекательный работодатель может нанять лучшего сотрудника за меньшие деньги.
7. Отсутствие социальных льгот и гарантий для персонала. Следует провести анализ конкурентов, оценить их предложения, сравнить с ситуацией в своей компании. Решить данную проблему крайне важно для того, чтобы настоящие и потенциальные сотрудники чувствовали свою защищенность.
8. Неинтересный, тяжелый, рутинный труд или другие малопривлекательные характеристики выполняемой работы. Довольно часто именно непривлекательность работы отталкивает соискателей. Каждый день выполнять одну и ту же рутинную операцию крайне тяжело, и многие соглашаются на это лишь от отсутствия альтернативы. В результате уровень текучести будет высоким, а найти нового сотрудника может оказаться довольно сложно. Если существует возможность ротации персонала, имеет смысл это сделать. Даже внесение небольшого разнообразия, расширение зоны принятия решений и любые другие действия, направленные на снижение монотонности труда, окажутся значительным плюсом.
9. Плохо поставленная система поиска и привлечения персонала. Уже отмечалось, что спрос на профессионалов велик, поэтому при наличии интересного кандидата нужно как можно быстрее оформить трудовые отношения. Большое количество анкет, собеседований, согласований и подписей приведет к тому, что поиск растянется надолго. Процедура подбора персонала должна быть простой и четко установленной. Она должна быть эффективной и занимать минимум времени. Организации нужен профессионал, а не кипа бумаг.
10. Низкая или недостаточная квалификация рекрутеров. Профессия «рекрутер» довольно молода. Новички приобретают опыт главным образом от старших коллег. «Обучение на местах» имеет свои очевидные минусы, и его качество сильно зависит от опыта и педагогических способностей сотрудников, проводящих обучение. Ситуация осложняется тем, что эта профессия кажется простой и доступной каждому. «Специалистами по подбору кадров» становятся секретари, бухгалтеры, юристы и т. д. Результат получается соответствующий. Настоящих же специалистов не так много, и найти их — большая проблема.
Планирование рекрутмента
Каждый проект но подбору сотрудника уникален. Чтобы поиск прошел успешно, все заинтересованные лица должны одинаково оценивать необходимость в новом специалисте, четко представлять его должностные обязанности и предъявляемые к нему требования. Если в компании разработана типовая форма заявки на подбор специалиста, уже на стадии ее заполнения необходимо ответить на ряд вопросов.
♦ Нужна ли вообще данная позиция?
♦ Реально ли закрыть позицию при существующем уровне компенсации?
♦ Нельзя ли поручить выполнение данных функций кому-нибудь из имеющихся сотрудников?
Предварительную заявку нужно направить специалисту по подбору кадров, который оценит уровень спроса на работников требуемой специальности (квалификации), а также изучит опубликованные в Интернете резюме. Имея на руках сведения о спросе и предложении, можно обсуждать вакансию более детально.
Не все вакансии возникают спонтанно, но подавляющее большинство из них требуется закрыть «уже вчера». Избежать подобной ситуации очень просто. Например, через пару месяцев планируется расширять какой-либо отдел. Имеет смысл заранее подготовить заявки, согласовать все нюансы, обсудить с рекрутером положение на рынке труда, понять, каковы запросы кандидатов. Внести коррективы в заявку проще на этапе согласования, нежели в процессе подбора, когда времени и так не хватает.
Если компания достаточно большая, руководители подразделений должны составлять планы по рекрутменту (на месяц, квартал, полгода, год), в которых учитывались бы текучесть кадров и возможное расширение отдела.