Заставьте время эффективно работать на вас и используйте больше времени для себя
Что нужно для того, что бы маневренно использовать минуты для достижения максимального эффекта ? В сегодняшнем материале вы сможете найти полезные инструкции и способы контроля стрелок циферблата. Эффективное использование времени — это тот инструмент, без которого не обойтись современному человеку в не менее современном мире.
Ценность времени в современном мире
В начале 20 века люди боролись за право трудиться не более 10 часов в сутки. К счастью, спустя столетие ситуация кардинально изменилась. Сегодня в Финляндии, Нидерландах и даже в России некоторые компании переходят на четырёхдневную рабочую неделю. Это должно изменить подход не только к работе, но и к отдыху.
В ближайшее десятилетие человеческий труд перестанет измеряться количеством и станет измеряться только качеством. Значит мы должны научиться оптимально распределять ресурсы, чтобы за короткое время качественно выполнить максимум задач.
Но, с другой стороны, отдых и обилие свободного времени тоже могут стать настоящим испытанием для современного человека. Далеко не все знают, как распоряжаться внезапной свободой.
Вспомните совсем другой мир будущего, показанный в фильме «Время» («In time»). Герои этой вселенной не стареют и не болеют, не могут умереть от внезапных причин. Но на их руке есть счётчик, и, как только он обнуляется, человек погибает. Несложно догадаться, что основной валютой в этом мире является время, пополнение минут и часов жизни.
Это гипертрофированное, но всё же пугающе точное отражение существующего порядка вещей. И чтобы наш с вами «счётчик времени» не только не обнулялся в конце каждого рабочего дня, но и пополнялся новым ресурсом, необходимо правильно планировать свой день.
Время
Это ваш главный союзник или же враг. С детства мы учимся правильно оценивать время. Но с годами этот навык нас начинает подводить. Взрослые гораздо хуже оценивают реальное положение дел. Им кажется, что прошло больше двадцати минут, хотя не прошло и пяти.
Начать следует с использования часов. Берите секундомер и отмечайте сколько вы тратите минут или часов на определенное дело. Только тогда вы научитесь эффективно использовать свое время, когда будете знать сколько точно у вас уходит минут на определенное дело.
Даже самые простые. Вы думаете, что написать ответ на деловое письмо по почте сиюминутное дело и не займет много времени. Но вот не приходит нужная мысль в голову, вы пошли заварить себе чай, отвлеклись на телефонный разговор. И вот вы уже отвечаете на письмо не десять минут, как хотели, а все полчаса или даже час.
Заведите привычку отслеживать время. Вот вам отличный пример. Я всегда думала, что выгулять собаку — дело десяти минут. Однажды перед встречей мне надо было выйти на улицу с песиком. Я рассчитала время, но опоздала. В дороге ничего не предвиденного не случилось.
Тогда я стала рассуждать из-за чего я могла опоздать. Решила ради интереса засечь сколько длится прогулка с собакой. Только выход из дома занял десять минут. Потом сама прогулка. А еще помыть лапы надо и положить еды. В итоге обычное, казавшееся мне быстрым, дело занимало куда больше времени.
Так мы плавно подошли к форс-мажорам. Когда вы будете понимать сколько времени у вас занимает определенное дело, обязательно учитывайте еще минут десять-пятнадцать на возможные непредвиденные обстоятельства.
Округляйте в большую сторону. Пусть лучше у вас останется свободное время, чем появиться спешка.
Основные правила планирования дня
Увы, нет единого для всех ответа как правильно планировать день. Люди не роботы с заданной программой эффективности: у каждого есть свои особенности, сильные и слабые стороны. Поэтому невозможно сказать, что для вас рецепт планирования своего времени прост: 1 мерный стакан работы, столовая ложка правильного питания, 400 грамм физических нагрузок, 0,6 стакана отдыха, щепотка хобби и общение с друзьями по вкусу. Перемешать, но не взбалтывать и обязательно наслаждаться каждым днём.
Подобных рецептов может быть больше сотни (как и способов приготовления яичницы), а идеально подходящий именно вам придётся всё-таки искать методом проб и ошибок. Но мы собрали 10 правил, с помощью которых будет проще всего «приготовить» свой идеальный день с минимальным количеством ошибок.
- Выделяйте достаточно времени для сна. Для успешного функционирования взрослому человеку жизненно необходимо спать по 7-8 часов. Сон влияет на все сферы жизни: от рабочей продуктивности до обмена веществ и появления лишнего веса. Если не придать значения этому пункту, то все остальные просто потеряют смысл.
- Планируйте свой день в соотношении 60 — 40. Где 60 — это запланированные дела (и отдых в том числе), а 40 — спонтанные занятия и события, которые не стоит пытаться контролировать. Эти 40 так или иначе ворвутся в ваш график срочными звонками, форс мажором, пробками на дорогах или болезнью няни. Вы не сможете предугадать всё, а попытка планировать 100% своего времени приведёт к тревожности и нервным срывам.
- Составляйте план дня накануне вечером. Распределите задачи по мере важности. Во время сна мозг переварит полученную информацию, и к утру вы будете морально готовы свернуть все запланированные горы.
- Большая часть дел до обеда. В первой половине дня проще справляться с более сложными задачами. Впрочем, этот пункт можно и нужно корректировать в зависимости от ваших биоритмов, ведь продуктивность и время активности сов наступает только ближе к вечеру.
- Не пытайтесь быть сосредоточенным на одной задаче в течение длительного периода времени. Не обманывайте себя такой псевдопродуктивностью. Человек максимально эффективен в цикле работы 50 минут работы —10 отдыха или, как в школе, 45 минут работы и 15 отдыха.
- Устанавливайте сроки. Если ограничение по времени не вводит вас в стресс, то постарайтесь определить время начала и время окончания одной задачи.
- Планируйте с запасом. Помните про закон Мерфи: «Если какая-то неприятность может произойти, она произойдёт». И, вуаля, часовой перерыв между встречами сокращается до 10 минут, за которые нужно проехать полгорода.Этот принцип касается и дедлайнов. Дедлайн кажется очень соблазнительным и простым средством в борьбе с прокрастинацией, но на самом деле лишь немногие способны работать в стрессовой ситуации. Поэтому не ставьте слишком короткие дедлайны. Планируйте с запасом и не пожалеете.
- Не беритесь за несколько дел сразу. Жонглирование множеством обязанностей ещё никого не приводило к спокойствию, продуктивности и моральному здоровью. Несколько дел могут вестись параллельно, только если их можно сгруппировать по общему признаку.Смена деятельности может быть оправдана в качестве отвлечения: порубили часть дров, написали главу романа и вернулись к дровам.
- Согласовывайте. Даже идеально выверенное планирование может быть загублено, если не все участники процесса заранее осведомлены о времени и продолжительности совместного дела.
- Чётко разграничьте рабочее время и пространство. Натяните колючую проволоку и расставьте пограничников, чтобы ни одна рабочая задача не проникла за рамки, отведённые для её выполнения. Это особенно важно для фрилансеров или тех, кто носит работу домой. Сделайте квартиру территорией, свободной от рабочих дел. Территорией для хобби и отдыха.
Помните, основной признак хорошего плана — его выполнимость. Если вы составляете план и уже который месяц не можете его придерживаться, значит нужно что-то менять. Уменьшать количество целей или увеличивать время на отдых.
Как найти время для отдыха?
«Люди, которые не могут найти время для отдыха, рано или поздно будут обязаны найти время для болезни». (с) Джон Ванамейкер.
Рой Баумейстер в книге «Сила воли. Возьми свою жизнь под контроль» говорит о том, что сила воли — исчерпаемый ресурс. Это прекрасно иллюстрирует эксперимент, проведённый Роем. Он разделил студентов на три группы и пригласил в комнату, где вкусно пахло печеньем. Одна группа получила печенье, вторая — редис, а третьей не выдали ничего. После этого учёный попросил испытуемых справиться с головоломкой. Рой сказал им решать задачу до тех пор, пока они не захотят сдаться. В результате студенты из первой группы сделали 34 подхода и потратили на решение 20 минут. Студенты, которым была предложена редиска, предприняли всего 19 попыток и потратили на них только 8 минут. Испытуемые, которые не получили ничего, сделали 33 попытки за 21 минуту. Этот эксперимент доказывает, что, потратив часть силы воли на отказ от печенья, студентам не хватило упорства для решения задачи.
Таким образом, если мы долго сдерживаем себя, отказываясь от отдыха, приятного общения и отвлечения на гаджеты, то в конце концов отведённое количество силы воли заканчивается. Это может обернуться стрессом, перееданием или другими вредными последствиями.
- Запланируйте отдых. Время для отдыха, как и время для работы, должно быть запланировано и легитимно. Даже если один или несколько рабочих процессов не окончены, вас не должна мучить совесть за бездействие. Чёткое планирование рабочего дня поможет сократить стресс, обнаружить чёрные дыры, которые поглощают ваше время и, наконец, распределить его эффективно.
- Определите, что для вас отдых. Иногда это дневной сон или медитация, а иногда музыка или чтение. Не идите на поводу у общепринятых стандартов, иначе это время будет потрачено впустую.
- Откажитесь от соцсетей. В поиске времени для отдыха, как и в самом отдыхе, стоит отказаться от бесконечного просмотра соцсетей. Ведь чтобы воспринять этот бесконечный поток информации, мозгу приходится работать с удвоенной силой.
- Будьте на 100% в одном процессе. Если вы работаете, то только работаете, если обедаете, то только обедаете.
- Помните, что смена деятельности не равна отдыху. Смена деятельности хороша для эффективности, ведь мозгу нравится переключаться, и мы берёмся за новый вид работы с большей охотой. Но в этот момент не происходит расслабления, а усталость только накапливается.
Определение своих целей
Прежде чем составить первый список дел, человек должен проанализировать свою жизнь как осмысленное движение к какому-то значимому событию. Это может быть перспектива на год-два вперед (поездка на дорогой курорт, свадьба или покупка машины) либо долгосрочный проект (стать известным писателем, получить ведущую должность на производстве).
В любом случае каждый прожитый день должен продвигать человека в указанном направлении, а значит, и в списке задач необходимы пункты, способствующие этому продвижению. Лучше всего в достижении крупной цели помогает «тактика микрошагов», суть которой состоит в формировании множества последовательных алгоритмов, неуклонно приближающая индивида к его задумке. Как планировать свой день, используя данную практику?
Основные методики планирования
Метод Франческо Чирилло или техника «Pomodoro»
В 80-х годах, будучи студентом, итальянец Франческо Чирилло посвящал всё своё время занятиям, но чувствовал, что этого ресурса всегда не хватает. Он ломал голову, как некоторые преуспевают, уделяя учёбе лишь несколько часов в день, а другие, как и он сам, не могут за неделю освоить простейший материал.
Постепенно Франческо понял, что он почти никогда по-настоящему не был сконцентрирован на процессе и захотел узнать как долго ему удастся не отвлекаться от учёбы. Для проведения эксперимента Франческо взял простой кухонный таймер в виде помидора. Отсюда и пошло название этой техники.
Метод состоит в том, что
весь процесс работы, учёбы или другой активности делится на отрезки по 30 минут — «помидоры», в которых 25 минут отдаётся работе и 5 — отдыху. Каждые 4 «помидора» полагается отдых в 15-30 минут.
Современные исследования доказывают, что деление и на другие временные «помидоры» дают прекрасный результат. Главное, подобрать оптимальный для себя вариант и перед очередным запуском таймера чётко обозначить цель на следующий цикл.
Метод Дэвида Аллена
Дэвид Аллен, бизнес-тренер из Америки, разработал уникальную систему продуктивной работы — GTD (Getting Things Done). Это переводится как «доведение дел до завершения».
Система GTD очень быстро вышла за рамки обычного тайм-менеджмента и стала современной философией планирования. Она подойдёт каждому: и топ-менеджеру, и студенту, и домохозяйке.
Ключевой момент в GTD — это освобождение сознания от целой кучи нерешённых задач, которые сваливаются туда ежедневно, и чёткое представление о следующем шаге. Ведь, согласно исследованиям, мозг не может разделять задачи на «сделать сейчас», например, помыть посуду и «сделать через 2 месяца», например, переехать в новый дом. В понимании нашей оперативной памяти эти две задачи равноценны по срочности и требуют одинакового количества энергии.
Идея Дэвида Аллена основана на исследованиях в области психологии запоминания и нейропсихологии. Он говорит о том, что любые задачи должны быть в обязательном порядке вынесены на сторонние носители: блокнот, записная книжка, программа заметок или календарь.
Согласно современным данным о работе мозга, многозадачность – это миф. Ведь несколько активных процессов невозможно делать одинаково хорошо. Многозадачность создаёт хаос в голове и приводит к лишнему стрессу.
В своей работе Дэвид подрывает все устои тайм-менеджмента, советуя выбирать приоритетность задач по интуиции. Шестое чувство — ключевой инструмент GTD, так как эта система призвана разгрузить мозг для творчества и новых идей.
Концепция заключается в том, чтобы выполнить задачу, не успев испугаться её невыполнимости и застыть в нерешительности. Акцент на небольшом текущем и выполнимом процессе помогает не задумываться о сложности проекта в целом.
Итак, чтобы продуктивно действовать по GTD, необходимо:
- Перенести все задачи из собственной памяти на внешний носитель.
- Решить, каким будет следующее конкретное действие в рамках поставленной задачи. Например: не научиться готовить, а записаться на кулинарные курсы или купить книгу рецептов.
Больше о методе GTD читайте в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
Метод Айви Ли
История Айви Ли и Чарльза Майкла Шваба стала каноническим примером из всех учебников по тайм-менеджменту. Майкл Шваб, который в начале 20 века был одним из самых богатых людей в мире, обратился к консультанту Айви Ли с просьбой повысить эффективность своей компании.
Айви Ли поговорил со всеми управляющими корпорации по 15 минут и не взял за свою работу ни цента: «Через три месяца вы можете прислать мне чек на любую сумму, которую посчитаете заслуженной».
Чему за 15 минут научил управляющих Айви?
- Каждый вечер составлять список из 6 задач и расставлять их по приоритетности .
- В начале рабочего дня концентрироваться на первой задаче из списка и не переходить к следующей до полного решения предыдущей. И так до конца списка.
- Если к концу дня в списке остались незавершённые дела, они переносятся в 6 задач на следующий день.
- Процесс повторяется ежедневно .
Через 3 месяца использования плана Шваб был настолько впечатлён, что выписал для Айви чек на сумму, сопоставимую с современными 400 000 долларов.
Метод Райдера Кэрролла
Этот метод хорошо подойдёт визуалам, ведь его создал Райдер Кэррол, нью-йоркский дизайнер. Он страдал синдром дефицита внимания, и идеи буквально «убегали от него, стоило только отвернуться». Придуманная им система называется Bullet Journal (от английского «bullet», означающего не только «пуля», но и «пункт»). Она состоит в заполнении таблицы с пересекающимися столбцами дней и строками задач. Законченное дело — закрашенный квадрат на пересечении.
Безусловно, заполнение таблицы потребует некоторого количества времени, но для тех, кто любит рисовать и лучше воспринимает визуальную информацию, такое наглядное планирование будет просто незаменимо.
Кроме таблицы в журнал можно (и нужно) вносить мысли и идеи, чтобы в будущем с лёгкостью к ним вернуться. Таким образом, Bullet Journal, в отличие от традиционных ежедневников с чёткой разлинованной неделей, можно настроить исходя из своих целей и задач, а невыполненные — просто переносить изо дня в день, не теряя.
Метод Тима Ферриса
После выхода книги «Как работать по 4 часа в неделю» Тима Ферриса назвали «гуру продуктивности». В своей работе он советует помнить о законе Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% достижения. Это значит, что перфекционизм является реальной помехой для работы.
Тим Феррис советует не уделять время деталям, а фокусироваться только на действительно важных задачах. Но при этом очень важно планировать день, чтобы работа занимала ровно столько времени, сколько на неё отведено.
- Создавайте ритуалы для преодоления себя.
- Фокусируйтесь на 1-2 задачах.
- Представьте, что произойдет, если вы чего-то не сделаете.
Метод Марка Твена
Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».
Его метод продуктивности прост: самые сложные и неприятные дела нужно выполнять в первую очередь, пока запас силы воли не иссяк. Как только самая сложная задача будет выполнена, остальные покажутся просто приятным отдыхом.
Метод Бенджамина Франклина
Именно Бенджамину Франклину приписывают знаменитые выражения: «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня». Он явно знал, о чём говорил, ведь преуспел в науке, публицистике, дипломатии, политике и стал одним из отцов-основателей США.
В 20 лет Франклин разработал пирамиду продуктивности, которую позже назвали «пирамидой Франклина».
В основе пирамиды лежит 13 жизненных принципов («добродетелей»), которые выделял для себя Франклин: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.
Базируясь на основных добродетелях, Франклин составил свой способ эффективного планирования. Прежде всего, он определял глобальную цель и составлял генеральный план её достижения. Дальше создавал долгосрочный план, ведь Франклин понимал, что действительно весомые цели требуют усердия и продуманной стратегии. После этого он делил глобальные цели на простые и понятные задачи (краткосрочный план) и создавал расписание каждого дня. Сегодня каждый из нас может выработать собственные добродетели и на их основе повторить путь великого деятеля.
Бенджамин Франклин говорил: «Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом».
Метод Стивена Кови
Стивен Кови является экспертом в области планирования и продуктивности. Его основные принципы эффективной работы таковы:
- Стремиться к совершенству и искать пути к развитию.
- Быть инициативным и открытым к новым возможностям.
- Пытаться прежде всего услышать, а уже затем быть услышанным.
- Делать сотрудничество выгодным для обеих сторон.
- Стремиться добиться в сотрудничестве синергии, т.е. момента, когда результат командной работы превосходит усилия каждого её участника в отдельности.
- Просчитывать ситуацию наперёд и понимать, какие действия следует предпринимать первыми.
- Обозначать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
Метод Глеба Архангельского
Глеб Архангельский — это «отец российского тайм-менеджмента». Он собрал и переработал множество эффективных методик и аккуратно уложил их в современные реалии:
- По совету Марка Твена съедайте лягушек по утрам и режьте слона на бифштексы. Идею лягушку вы уже поняли. А что же такое слон? В этой метафоре слон — это глобальная задача, которую невозможно выполнить достаточно быстро. Для этого огромная задача режется на несколько маленьких, решение которых не вгоняет в панику.
- Выполняйте дела пошагово. В долгосрочном планировании Глеб советует не выполнять более одного шага глобальной задачи. Следует выбрать одну-две задачи и направить все свои усилия на их решение в ближайшее время. Выбранные задачи обязательно должны приближать к выполнению глобальной цели, иначе вся деятельность потеряет смысл.
- Расширяйте зоны деятельности. После прочного закрепления и «захвата» одной зоны активности, расширяйте зону своих интересов и приступайте к долгосрочному планированию в новой области. А затем и к реализации планов. Такая стратегия позволит развиться в привычных границах, а также выйти из зоны комфорта и попробовать что-то новое.
- Ленитесь на здоровье. «Творческая лень» очень полезна для организма. В это время мозг не загружен срочными задачами, поэтому в фоновом режиме может перерабатывать уже полученную информацию и генерировать потрясающие идеи.
- Анализируйте. Глобальный анализ подразделяется на анализ своей деятельности и анализ своих наклонностей. Анализ деятельности направлен на понимание того, куда уходит большая часть времени, и на отлов хронофагов — «пожирателей времени». В этом помогут доказавшие свою эффективность методики тайм-менеджмента: фиксация задач, ведение ежедневника, составление списка выполненных дел и многие другие, о которых мы говорили ранее. Анализ наклонностей призван выявить собственные привычки в области распределения времени.
С помощью простых вопросов можно проанализировать своё отношение ко времени и умению планировать. Например:
- Сколько времени я трачу на выполнение срочных и рутинных дел?
- Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу полностью исключить?
- Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
- Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
- Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
- Сколько времени я затратил на решение каждой из задач в течение дня?
- Сколько времени я трачу на саморазвитие и самосовершенствование?
Джедайские техники
Бизнес-тренер Максим Дорофеев на основе метода GTD разработал джедайские техники пустого инбокса.
Инбокс — это все входящие цели, задачи и дела, которые требуют активных действий и принятий решений. Когда место, отведённое для них, переполняется, человек чувствует беспокойство, не справляется с ежедневными задачами и находится в постоянном стрессе.
Поэтому инбокс необходимо предохранять от заполнения и периодически чистить:
- Составлять списки задач и идей.
- Но не плодить множество сущностей и не составлять несколько списков. Это приведёт к ещё большей путанице. Записи должны храниться в одном месте, чтобы их не приходилось искать или дублировать.
- Списки необходимо держать под рукой и с определённой периодичностью устраивать их мониторинг.
Джедайский техники построены на основе идеи «мыслетоплива». Это та энергия, которая лежит в фундаменте созидательной деятельности. Максим Дорофеев призывает бережно относиться к «мыслетопливу» и не загружать мозг сложными глобальными задачами, на решение которых уйдёт вся энергия.
Джедайская техника предполагает всего два приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо. Просто, не так ли?
Тактика «микрошагов»
Как работает эта одна из основных стратегий тайм-менеджмента, можно разобрать на примере намерения индивида открыть пошивочную мастерскую. Что ему для этого понадобится?
- Составить бизнес-план.
- Заручиться инвестициями, взять в кредит или накопить нужную сумму.
- Зарегистрироваться в налоговых органах и др.
Каждый из пунктов сам по себе содержит множество различных манипуляций, а значит, не может быть частью ежедневного плана, а будет являться завершающим моментом некого периода – 1-2 недель, месяца, года. Поэтому составив список крупных задач, человек должен вернуться к первому пункту и разбить его еще на несколько частей. Так, раздел о составлении бизнес-плана примет более конкретную форму с легко осуществимым порядком действий:
- Найти в интернете несколько фирм, занимающихся бухгалтерским услугами.
- Изучить отзывы и выбрать организацию, пользующуюся доверием у бизнесменов.
- Записаться на прием к специалисту и др.
Теперь человек точно понимает, что ему нужно делать, и может постепенно включать необходимые пункты в свой ежедневный список, но обязательно учитывая свои возможности исполнить задуманное. Цель, еще вчера казавшаяся недостижимой мечтой, окажется доступной, и желаемое осуществится гораздо быстрее, чем если бы будущий предприниматель подходил к делу без четкого представления о своих действиях.
Пример составления плана на день
У барона Мюнхгаузена был прекрасный распорядок дня:
- 6 часов утра — подъём.
- 7 часов утра — разгон облаков, установление хорошей погоды.
- С 8 утра до 10 – подвиг.
- 16:00 – война с Англией!
Воевать с Англией мы не будем, но тоже составим примерный план на день, чтобы понять, как распределять время наиболее эффективно:
- 6:00 – подъём;
- 6:00-7:00 – душ, зарядка;
- 7:00-7:30 – плотный завтрак;
- 7:30-8:00 – время для сборов;
- 8:00-12:30 – рабочая активность;
- 12:30-13:30 – обед, небольшой отдых;
- 13:30-15:00 – завершение рабочих задач;
- 15:00-15:30 – перерыв на чай/кофе, прогулка на воздухе;
- 15:30-17:30 – рабочая встреча;
- 17:30-18:30 – необходимые покупки и дела по дороге домой;
- 18:30-19:30 – ужин;
- 19:30-21:00 – время для себя/семьи/хобби;
- 21:00-21:30 – прогулка перед сном, составление плана на следующий день;
- 21:30-22:00 – душ, приготовление ко сну ;
- 22:00-23:00 – чтение/музыка;
- 23:00-6:00 – сон.
Как правильно планировать время
Казалось бы, что может быть проще – распределить собственное время? Тем не менее, не все умеют это делать. Если вы тоже порой задаете себе вопрос, как все успевать и не уставать, вам тоже нужно учиться планированию времени. Первое, что нужно усвоить – это три основных принципа времени.
- Время ограничено. В сутках 24 часа, а в неделе 7 дней, в месяце не больше 31 дня, а в году всего 12 месяцев. И мы не можем ничего изменить.
- Время не стоит на месте. Мы не можем замедлить или ускорить его ход.
- Время движется в одном направлении, невозможно повернуть его вспять. А значит, нельзя изменить или исправить то, что в прошлом.
к оглавлению
Биологические циклы
Это первое с чего нужно начать правильно планировать свой день. Для полной отдачи, необходимо согласовывать свои планы и действия с возможностями организма. Биоритмы — это ничто иное, как процессы жизнедеятельности тела и всех органов, которые повторяются определенными циклами. Циклы обуславливаются внешними и внутренними факторами. К внешним относятся:
- Природные явления (солнце, луна, катаклизмы);
- Социальные (семья, рабочий график).
Внутренний «будильник» организма человека находится в голове и сердце. Внешние и внутренние ритмы синхронизируются, тем самым определяя распорядок жизни.
Организму проще жить по биологическим часам. Нужно для определенного дела отвести положенное время суток.
Пик активности и работоспособности попадает на 9-12 часов утра. Это время соответствует рабочему графику. Поэтому лучше отложить лишние разговоры и чаепития. Отдайте это время плодотворной работе. Вы поразитесь как много успеете сделать.
С 12 до 13 часов активность падает. Лучше посвятить этот час упорядочению уже сделанного и подготовке к второй половине дня.
С 13 до 15 — тело требует отдыха. Оно в прямом смысле «засыпает». Пообедайте и по возможности неспешно пройдитесь. Свежий воздух немного взбодрит и даст новый стимул к работе.
С 15 до 16 — мозг готов вспомнить и проанализировать что угодно. Все, с чем вы работаете в это время надолго задержится в памяти.
Следующие три часа позволят отнестись к делам с полной отдачей, потому что на 16-19 часов выпадает пик интеллектуальной активности.
Также очень удачное время для физической работы с 15-18. Если вам нужно что-то перенести, переставить, убрать – самое время.
С 19 до 20 – проверьте домашнее задание у детей, спланируйте ближайший отпуск, распределите финансы. В это время отлично работает мозг.
Следующие два часа до 22-х прогуляйтесь, пообщайтесь с семьей или друзьями, займитесь йогой, медитацией. Занятия в это время суток должны быть спокойными, расслабляющими.
После десяти вечера лучше ничем не заниматься, а готовиться ко сну. Старайтесь не планировать никаких дел на поздний вечер. Возбудившийся мозг не даст быстро заснуть, и сон будет тревожным.
Если у вас есть неотложное дело, лучше заняться им ранним утром. С 5 до 7 утра организм готов к деятельности. Тем более в это время никто из домашних не будет вас отвлекать, поэтому можно многое успеть.
Умение подстраивать свой режим дня под возможности организма поможет сэкономить и силы и время. На основании биологических циклов можно выделить наиболее продуктивные фазы дня и правильно спланировать свой день.
Методы тайм менеджмента: ищем подходящий
Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?
- Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
- GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
- Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.