Секретарь (описание профессии)



Секретарь (описание профессии)

Секретарь (описание профессии)Профессия секретаря является одной из самых распространенных.

Не существует ни одной серьезной организации, которая работала бы без первого помощника руководителя, располагающего всей информацией и имеющего к ней оперативный доступ.

История профессии

Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.

Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.

В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.

В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.

Общая характеристика профессии

Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.

Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.

Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:

  1. Секретарь на ресепшн.
    Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.

  2. Секретарь-референт.
    Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.

  3. Помощник руководителя.
    Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.

Образование секретаря

Работодатели постоянно повышают планку знаний и умений для соискателей на эту должность. Чаще всего руководители хотят, чтобы их секретари имели высшее образование.

Таким работникам также необходимо уверенно пользоваться компьютером и знать азы составления писем и заявлений. Владение иностранным языком будет преимуществом при трудоустройстве.

Должностные обязанности секретаря

В рабочие обязанности секретарей входит:

  • встреча посетителей;

  • составление документации, регистрация корреспонденции;

  • выполнение текущих поручений руководителя;

  • ответы на звонки в приемную начальника;

  • организация мероприятий внутри организации;

  • бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;

  • покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.

Требования к секретарям

Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:

  • среднеспециальное или высшее профессиональное образование;

  • уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;

  • умение составлять документы;

  • понимание основ деятельности предприятия;

  • знание английского языка;

  • грамотная устная и письменная речь.

 

Личные качества секретаря

Хороший секретарь должен быть:

  • общительным;

  • доброжелательным;

  • приятным в общении;

  • организованным;

  • аккуратным;

  • пунктуальным;

  • дипломатичным;

  • с хорошей памятью.

Условия и особенности работы

Чаще всего такая должность подразумевает постоянную работу в офисе за компьютером. Но работа помощника руководителя, наоборот, может быть связана с частыми командировками.

Внешность и возраст

Требования к внешности такого работника зависят от обязанностей, которые он выполняет на работе.

Если секретарю приходится встречать гостей и коммуницировать с клиентами, то выглядеть ему необходимо «с иголочки».

Если работа специалиста в большей степени связана с приемом звонков и бумагами, внешний вид должен быть просто опрятным и соответствовать дресс-коду компании.

Средний возраст такого работника колеблется от 25 до 40 лет.

Медицинские противопоказания

Секретарская работа не подойдет соискателю с заболеваниями:

  • сердца и сосудов;

  • психики и нервной системы;

  • суставов и костей;

  • дыхательной системы;

  • зрения и слуха;

  • голосовых связок.

Плюсы и минусы профессии

Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.

В числе плюсов можно выделить:

  • возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;

  • не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;

  • возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;

  • бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;

  • нет большой конкуренции на рынке труда;

  • секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.

Минусы:

  • приходится переносить много стрессов;

  • нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;

  • невысокий заработок.

Актуальность и востребованность профессии

Квалифицированные секретари очень ценятся работодателями и всегда востребованы.

Карьерный рост в профессии

Секретарская работа бывает разной. От сотрудника, принимающего телефонные звонки, можно вырасти до помощника начальника и даже до его заместителя.

Если компания крупная, квалифицированный работник может возглавить в ней службу секретариата.

Заработная плата

Доход такого сотрудника может быть разным и зависит от региона его работы и обязанностей, которые он выполняет.

За дополнительные навыки работнику могут начисляться надбавки: например, за знание иностранных языков.

Профессиональный праздник секретаря

Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.

В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.

 


Вы также можете:

  1. Изучить список Должностных инструкций
  2. Изучить список Типовых должностей
  3. Изучить Образцы заполненных резюме или скачать пустые бланки резюме