Идеальный секретарь


Профессия секретаря существует уже не одну сотню лет и до сих пор остается одной из самых востребованных.

Идеальный секретарьС каждым годом работа секретаря насыщается новым содержанием, появляются новые виды должностей: секретарь-референт, персональный ассистент, офис-менеджер, помощник руководителя. 

Очень часто должность секретаря рассматривается как стартовая позиция. Молодые женщины с высшим образованием, хорошим знанием иностранного языка начинают свою карьеру с работы секретаря (кстати, достаточно хорошо оплачиваемой) в крупной компании для того, чтобы в дальнейшем подняться по карьерной лестнице до самих вершин.

Идеальный секретарь

Итак, нарисуем портрет самой что ни на есть идеальной Мери Поппинс секретарского дела.

Идеальный секретарь должен быть в курсе всех событий, происходящих в подразделении, организации, данном направлении деятельности, он должен быть референтом и “информационным центром” своего шефа. Кроме безупречного ведения делопроизводства, он должен уметь фильтровать и сортировать документы и звонки в соответствии с приоритетами руководителя.

Идеальный секретарь должен тонко чувствовать настроение своего шефа и оказывать ему психологическую поддержку, а также вкладывать личное обаяние и незаурядные навыки общения для установления нужных контактов и создания привлекательного имиджа и руководителя, и дела, которым он занимается.

Помимо этого, секретарь  быть профессионалом в сфере деятельности своей компании, чтобы генерировать идеи и реализовывать их, но при этом “не тянуть одеяло на себя”, оставаясь в тени, соблюдая сдержанность и дистанцию во взаимоотношениях с руководителем. Испугались?

Безусловно, все это вместе не входит в обязанности секретаря. Однако никто из руководителей не отказался бы от такого видения секретарем своих обязанностей. 

Реальный секретарь

Однако вернемся от идеального секретаря к реальному. Диапазон ожиданий работодателей поистине огромен: от представления, что секретарская работа посильна всякому, до непомерных требований, куда входят два высших образования (с указанием конкретных элитных вузов), свободное владение несколькими иностранными языками (в том числе экзотическими), умопомрачительные внешние данные фотомодели, молодой возраст и так далее.

Чаще всего случается, что секретарем в небольшую фирму берут вчерашнюю выпускницу либо родственницу или знакомую, которая не может никуда устроиться. А ведь секретарь – лицо фирмы. И случайный человек, не знающий и не стремящийся узнать эту профессию по-настоящему, становится источником больших неприятностей. 
Стоит также заметить, что подбор качественного секретаря становится проблемой для агентств по подбору персонала, поскольку именно они сталкиваются с непомерными аппетитами заказчика. Сотрудники агентства должны выяснить, насколько обоснованы для данной должности предъявленные требования. Ведь высокопрофессиональный секретарь с прекрасным образованием и опытом работы знает себе цену и, несмотря на то, что оплату при подобных требованиях обычно предлагают достойную, имеет свои требования к содержанию работы.

Кофе или не кофе

Строительная компания обратилась с просьбой подобрать секретаря первому лицу, указав, что он должен иметь диплом московского архитектурного института и свободно владеть английским языком. Агентство выполнило заказ, но через неделю работы на новом месте сотрудница сообщила консультанту агентства, что разочарована и собирается увольняться. Причина была в полном несоответствии содержания работы предъявляемым требованиям. Ей приходилось только подавать чай/кофе посетителям и отвечать на звонки, причем исключительно на русском языке. Ни профессиональные знания, ни язык востребованы не были.

Поэтому опытный консультант сразу выясняет у заказчика, чем вызвано то или иное требование, и советует снять лишнее: и фирме дешевле, и нового сотрудника не вводит в заблуждение – ведь без практики многие знания и навыки утрачиваются.

Так что, искать работу секретарем, это такая лотерея, знаете ли. Может оказаться, что вы действительно станете правой рукой начальника и быстро пойдете на повышение (или на пойдете, если станете ему слишком необходимы), либо будете просто подавать кофе и думать, зачем вы столько времени потратили, изучая маркетинговый анализ, логику, риторику и пять иностранных языков в одном из престижных ВУЗов.