Как Найти Эффективного Персонального Ассистента Собственнику Бизнеса


Как Найти Эффективного Персонального Ассистента Собственнику Бизнеса

Как Найти Эффективного Персонального Ассистента Собственнику БизнесаДанную статью мы хотим посветить теме правильного выбора личного помощника (правой руки) владельца компании или генерального директора.

Почему так популярна вакансия личного ассистента?

Если вы — руководитель предприятия, рано или поздно вы сталкиваетесь с проблемой подбора персонального ассистента. Исторически сложилось, что в этом качестве в основном выступает женщина. Но «просто» секретарша, отвечающая на звонки, сегодня мало кого интересует.

Нанимая на работу помощницу, вы как руководитель ожидаете видеть в ее лице надежного профессионала, совмещающего многие функции.

Вне зависимости от того, первый ли это для вас волнующий опыт, суровая производственная необходимость или романтический поиск идеала – вы все равно отдаете себе отчет в том, что

«выбор правильного ассистента по своей серьезности сравним с намерением жениться. Разница состоит в том, что с женой вам жить, а с ассистентом – работать».

И в том, и в другом случае неправильный выбор сулит роковые последствия. Поэтому руководитель, как правило, рассчитывает на базовые навыки и качества, которые должны быть присущи профессиональному ассистенту.

Высокая организованность, владение оргтехникой, законченные курсы ассистентов, знание языков, презентабельная внешность и уровень культуры – такие вещи в обсуждении не нуждаются, это просто должно быть.

А дальше начинается самое интересное: нюансы, исходя из которых один работодатель формирует с ассистентом настоящую «команду двоих», а другой мучается «тяжелой неволей» от неэффективного взаимодействия.

Но есть ли критерии безошибочного выбора?

В жизни, как в семейной, так и в деловой, единого рецепта не существует. «Каждый выбирает для себя», — как писал поэт. Но наряду с тем, как человечество разделяется на четыре основных психотипа, так и незримая армия персональных ассистентов может быть разделена на четыре основных типажа.

1. «Секретарь-исполнитель».

Тип такого ассистента благополучно перекочевал в нашу среду из «совковой» бюрократической действительности. Мысленно мы представляем себе женщину среднего возраста, неторопливо шелестящую на своем рабочем месте и сосредоточенно глядящую в монитор компьютера. По телефону такая женщина ласковым и неформальным голосом отвечает: «Слушаю вас. А его нет. А кто это? Передать? Обождите, я запишу…»

Для вас у нее всегда будет готов чай или кофе, она позаботится о любых ваших бытовых нуждах и четко, хотя и медленно, выполнит все ваши поручения. Если вы – человек, для которого преданность и исполнительность стоят во главе угла, то с такой женщиной-секретаршей вы проработаете долгие годы в тишине и согласии.

2. «Красотка».

Этот тип был анекдотично популярен у нас в 90-е годы. Тогда считалось в порядке вещей выбирать себе личную помощницу «по каталогу», исходя прежде всего из внешних данных и соответствующих предпочтений руководителя.

Стильно одетая «Барби» с хорошей фигурой могла украшать собой приемную, бесконечно полируя свои ноготки, чтобы время от времени сопровождать своего босса на встречах, в поездках и т.д. При наличии соответствующей «вышколенности» такие девушки способны продемонстрировать незаурядные таланты и сделать себе впоследствии неплохую карьеру. С вашей, разумеется, помощью.

3. «Безотказная и двужильная».

Такой ассистент – мечта любого руководителя, который настолько в полете мысли, что нуждается в «телепате», способном уловить его ожидания и выполнять ежесекундно меняющиеся поручения. Она всегда готова «пойти туда, не знаю куда и принести то, не знаю что».

В ненормированном режиме она всегда будет на боевом посту, тем более что те условия стресса, в которых она постоянно пребывает, можно сравнить именно с боевыми. Она всегда готова «упасть грудью на амбразуру», решить нерешаемые вопросы и сделать невозможное, втайне считая, что босс в вашей команде – именно она.

4. «Партнер».

Безупречность – вот девиз такого типа ассистента. Ее административные качества, благодаря которым вы сможете делегировать ей решение любых оргвопросов, дополняются удивительной проницательностью.

Такой ассистент даст вам почувствовать себя «как за каменной стеной», уловит любые ваши пожелания и предвидит любые трудности и способы их решения. Скоро вы почувствуете, что без вашего ассистента вам не обойтись на переговорах, что она будет не только регулировать, но и планировать ваш рабочий график, что вы во всем можете на нее положиться.

С таким ассистентом вам придется быть готовым лишь к одному неприятному сюрпризу: в отсутствие мотивации и карьерного роста она просто перейдет туда, где ее больше ценят.

Все эти типы способны построить отношения с руководителем вполне эффективно.

Хорошего ассистента формирует именно наниматель. Поэтому от того, насколько четко вы себе представляете, какие именно функции и личные качества ассистента для вас важнее всего, зависит успешность вашего выбора.

Основные проблемы, при условии, что вы имеете дело с грамотным профессионалом, заключаются в отсутствии контакта и обратной связи. И если на начальном этапе вы не пожалеете времени и усилий на выстраивание взаимодействия со своим ассистентом, внятно озвучите, чего именно ожидаете и какая форма взаимодействия удобна вам обоим – вы непременно получите то, на что рассчитываете.

Важно понимать, какой именно помощник вам нужен и для каких конкретных задач.

Существует 10 абсолютно разных помощников руководителя.

1) Бизнес-ассистент.

«Правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

2) Личный помощник.

Ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

3) Персональный ассистент.

Выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

4) Секретарь.

Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

5) Секретарь-помощник.

Совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

6) Секретарь на ресепшн.

Выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,

7) Секретарь-референт.

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

8) Администратор.

Встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

9) Офис-менеджер.

Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

10) Делопроизводитель.

Отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

Большинство руководителей берут помощников с целью разгрузить себя, быть более эффективным, успевать больше, с желанием делегировать большинство задач. Но есть одно «НО».

Перед тем как искать себе помощника нужно очень конкретно составить не ПОРТРЕТ девушки с привлекательной внешностью, а четкий перечень задач, который она будет на ежедневной основе выполнять. Важна ясность в зонах ее ответственности.

По другому, вопрос на который следует ответить звучит так:

«с появлением помощника, какой круг задач я хочу делегировать, как должна изменится моя жизнь с появлением данного сотрудника?».

Если Вам нужен личный ассистент и Вы уже составили список задач, которые он будет выполнять, то Вам будет интересной:

 

 

Источник