Способы ознакомления работника с правилами внутреннего распорядка


Тинькофф Страхование [CPS] RU

Способы ознакомления работника с правилами внутреннего распорядка

Способы ознакомления работника с правилами внутреннего распорядкаС правилами внутреннего трудового распорядка работодатель обязан знакомить под роспись всех своих сотрудников.

Каким законом это предусмотрено?

Как работодателю подтвердить исполнение этой обязанности?

На что обратить внимание, чтобы избежать ошибок?

Ответы — в нашем материале.

Какой закон обязывает знакомить работников с ПВТР под роспись

Знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, — обязанность работодателя, прописанная в ст. 22 ТК РФ. Напомним, что правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников требуется знакомить с ПВТР до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Для работодателя крайне важной является документальная фиксация факта ознакомления работников с локальными актами, в том числе с ПВТР. Если такая фиксация отсутствует, работодатель не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, отраженных в локальных актах. А в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.

Как зафиксировать факт ознакомления с ПВТР

В трудовом законодательстве не прописано, каким способом работодателю зафиксировать факт ознакомления работников с ПВТР. На практике встречаются следующие варианты:

  • Лист ознакомления — работники ставят личные подписи в общем листе ознакомления, который является неотъемлемой частью ПВТР, или расписываются в индивидуальных листах ознакомления, заводимых на каждого сотрудника с целью фиксации фактов их ознакомления с разными локальными актами работодателя.
  • Журнал ознакомления — в зависимости от численности работающих в компании и специфики ее документооборота, можно вести сразу несколько журналов ознакомления отдельно по каждому виду документов, по подразделениям или в ином порядке.
  • Специальная фраза в трудовом договоре, заверенная личной подписью сотрудника: «С правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом от ___ № ___, ознакомлен».
  • Электронное подтверждение — при ознакомлении работников с ПВТР путем обмена электронными документами (подробнее расскажем далее).

Как ознакомить с ПВТР дистанционных сотрудников

Обязанность работодателя знакомить с ПВТР работников не отменяется и в ситуации с дистанционными работниками. Чтобы выполнить эту «ознакомительную» обязанность, работодателю необходимо отправить удаленному работнику текст ПВТР в виде электронного файла (скан- или фотодокумента), подписанного УКЭП. В ответ работник должен направить в адрес работодателя подтверждение в получении электронного документа (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Работник знакомится с полученным текстом ПВТР и отправляет в адрес работодателя подписанный УКЭП текстовый файл, в котором указывает, что ознакомился с документом. Законодательство не запрещает и другой вариант, когда работник распечатывает лист ознакомления, заверяет его личной подписью, переводит в электронный формат и отправляет работодателю, подписав УКЭП.

Работодатель направляет работнику подтверждение в ответ на полученный от работника электронный файл.

Что учесть работодателю при ознакомлении работников с ПВТР

Избежать ошибок в процедуре документальной фиксации факта ознакомления работников с ПВТР помогут следующие рекомендации:

  • Назначьте ответственное лицо для контроля за процедурой ознакомления с ПВТР, а в приказе об утверждении этого документа установите предельный срок, отводимый для ознакомления. Это поможет охватить процедурой ознакомления всех сотрудников, включая отсутствовавших на работе в периоде ознакомления (находящихся в командировке, отпуске, на больничном, в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком).
  • Если текст ПВТР умещается на двух страницах, распечатайте его на лицевой и оборотной сторонах одного листа. В таком случае работодателя нельзя будет обвинить в том, что он ознакомил работника только со второй страницей документа, не показав первую. Если же текст ПВТР многостраничный, прошейте его перед тем, как ознакомить с ним сотрудников. Желательно, чтобы работники поставили свою личную подпись об ознакомлении в ПВТР на той странице, на обороте которой есть сшив и заверяющая его подпись ответственного лица.
  • Если в компании оформляются индивидуальные листы ознакомления с локальными актами, указывайте в них реквизиты каждого локального акта (полное название, дату утверждения и номер приказа). При таком способе ознакомления текст ПВТР существует отдельно от листа ознакомления и без указания реквизитов документа работодатель не сможет подтвердить, что работник ознакомлен с конкретным локальным актом (ее актуальной редакцией).
  • Если при ознакомлении с ПВТР работники проставляют подписи в общем листе ознакомления, не печатайте фамилии и должности сотрудников. Пусть они проставят собственноручно не только подпись, но и остальную информацию (ФИО, должность, подразделение, дату ознакомления). Так вы снизите риск оспаривания работниками собственной подписи и, как следствие, факт ознакомления с ПВТР.
 

Подводим итоги

  • Знакомить работников с ПВТР под роспись требует трудовое законодательство (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
  • Работодатель самостоятельно определяет способ фиксации факта ознакомления работников с ПВТР — проставлением личной подписи в листе или журнале ознакомления, записью в трудовом договоре, путем обмена подписанными УКЭП электронными документами.
  • Отсутствие документально зафиксированного факта ознакомления с ПВТР может создать работодателю проблемы — он не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, а в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.

 

 


Источник