Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году


Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 годуНа 2020 год законодатели планировали такие глобальные новшества, как переход на электронные трудовые книжки и старт эксперимента по внедрению кадрового ЭДО. Однако коронавирус внес свои коррективы, выявив отдельные недостатки законодательной базы, включая кадровое делопроизводство. В результате корректировками оказались затронутыми не только ТК РФ, но и нормативка по медосмотрам, профобучению, организации воинского и миграционного учета, иным вопросам сферы деятельности кадровиков. Об изменениях в кадровом учете в 2020 году пойдет речь в нашем материале.

Кадровый ЭДО

  • Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов (Приказ от 14.05.2020 № 240н).

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов…», принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2020 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.

В приказе Минтруда определяются организационные нюансы проведения эксперимента и контроля за его ходом. А также даются рекомендации работодателям ─ необходимости подачи заявления до 01.12.2020 для участия в эксперименте, самостоятельном выборе работодателем даты начала его проведения и другие.

Как проходит эксперимент по кадровому ЭДО

При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):

  • Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
  • Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
  • Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
  • С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.

Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Трудовые книжки

  • Срок уведомления работников об электронных трудовых книжках сдвинули на 4 месяца (Постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).

Работодатели, не успевшие до 30.06.2020 сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки, могут законно не торопиться ─ последний день для уведомления перенесли на 31.10.2020.

Способ уведомления сотрудников разрешено использовать на усмотрение работодателя, закрепив его в локальных нормативных актах.

  • Минтруд определил срок для выдачи трудовой книжки сотруднику, перешедшему на электронный способ ее ведения (Письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» определяет ряд важных организационных нюансов: в какой форме вести трудовую книжку, порядок оформления заявления, внесения записи в трудовую книжку и т. д.). При этом срок, в который работодатель должен исполнить эту обязанность, в законе не оговаривается.

В указанном письме чиновники Минтруда подчеркнули, что в такой ситуации правомерно ориентироваться на нормы ст. 62 ТК РФ ─ работодателю дается 3 рабочих дня с момента выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Медосмотры сотрудников

  • Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени (Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н).

Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

  • Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев (Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н).

В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н.

  • Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

Подсказки для работодателя

  • Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой (Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137).
  • Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ (Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082).

Воинский учет

  • Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку (Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103).

Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.

Коротко о новой справке:

  • Выдается по специальной форме (Приложение № 2 к Приказу № 103).
  • Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).
  • Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.

Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.

  • С 5 мая 2020 года выросли штрафы за воинский учет (Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений…»).

За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:

Статья КоАП РФ

НарушениеШтраф, руб.
до 05.05.2020

после 05.05.2020

ст. 21.1Непредставление в срок в военкомат или иной уполномоченный орган списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учетот 300 до 1 000 руб.от 1 000 до 3 000 руб.
ст. 21.2Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учетот 500 до 1 000 руб.от 1 000 до 3 000 руб.
п. 3 ст. 21.4Несообщение в военкомат или иной орган, осуществляющий учет, сведения о принятых или уволенных гражданах, обязанных состоять на воинском учетеот 300 до 1 000 руб.от 1 000 до 5 000 руб.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Подсказка для работодателя

  • До 01.11.2020 необходимо представить в военкоматы списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 2021 году (п. 32 Положения о воинском учете). Если работнику 17 лет, необходимо заполнить форму из Приложения № 11 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных сил РФ (Письмо Военного комиссариата г. Москвы от 21.04.2020 № 1/825).

Профессиональное обучение

  • Присваивать классы и разряды после профобучения требуется не всегда (Закон от 25.05.2020 № 158-ФЗ «О внесении изменений…»).

С 05.06.2020 действуют поправки в Закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании…» в части регулирования профессионального обучения. Поправками предусмотрено, что итогом профессионального обучения является присвоение квалификационного разряда, класса, категории только при их наличии.

Необходимость в таких уточнениях возникла в связи с тем, что с момента внедрения профессиональных стандартов сложилась ситуация, при которой не все профессии рабочих, должности служащих требуют установления разрядов, классов, категорий в соответствии с квалификационными требованиями ─ более 70 профессий рабочих не имеют разрядов и 8 должностей служащих не имеют классов или категорий.

Трудовые договоры

  • Трудовые договоры в скором времени можно будет заключать через портал Госуслуг (проект Постановления Правительства «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи…»).

С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.

Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.

Подсказки для работодателя

Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:

  • Является ли договор о целевом обучении ученическим (Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3).
  • Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).
  • Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).

Проверки работодателей

  • С 2020 года в порядок проведения проверок внесены корректировки (Приказ Роструда от 22.04.2020 № 103).

Приказ № 103 внес поправки в текст Административного регламента, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160, который содержит порядок проведения надзорных мероприятий за соблюдением работодателями трудового законодательства.

Теперь при проверках инспекторы вправе истребовать у работодателя больше документов. Это связано в том числе с формированием сведений о трудовой деятельности сотрудников.

Внесены и другие поправки: определено, что Роструд больше не будет размещать на сайте территориального органа ежегодный план проверок, введены нормы о принудительном исполнении предписаний, скорректировано содержание предписаний об устранении выявленных нарушений.

  • Кого проверят в 2020 году (Постановление Правительства от 03.04.2020 № 438).

Указанным постановлением утверждены новые планы проверок ГИТ. Для малого и среднего бизнеса, включенного в реестр МСП, предусмотрен мораторий на проверки (кроме плановых проверок ГИТ компаний с выручкой более 2 млрд руб. в год, а также с численностью свыше 250 чел.).

В план проверок на 2021 год войдут только компании со значительными, высокими и чрезвычайно высокими рисками. Кстати, Роструд до конца лета 2020 года планирует пересмотреть категории риска и список проверяемых компаний. Возможно, что некоторых работодателей начнут проверять дистанционно.

Подсказки для работодателя

Подстрахуйтесь от придирок контролеров, используя свежую судебную практику и разъяснения чиновников:

  • Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте (Письмо Роструда от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773).
  • Можно ли уволить не прошедшего испытание работника, если условие об испытании в договоре зафиксировать забыли (Определение Мосгоросуда от 20.02.2020 по делу № 33-8165/2020).
  • Можно ли сократить работника в выходной день (Определение Свердловского облсуда от 07.11.2019 по делу № 33-18662/2019).

Удаленная работа

  • В ТК РФ появятся новые понятия ─ временная дистанционная и комбинированная дистанционная работа (законопроект № 973264-7).

Проект направлен на решение проблем российского трудового права ─ недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.

В гл. 49.1 ТК РФ кроме уже имеющегося понятия дистанционной работы введут два новых:

  • Временная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, предусматривающий временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
  • Комбинированная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, включающий в себя работу и на стационарном рабочем месте, и дистанционную работу.

В обновленной редакции гл. 49.1 ТК РФ детализируют порядок документального оформления таких режимов труда.

Кадровый документооборот по иностранным сотрудникам

  • Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания можно подать в электронной форме (Закон от 08.06.2020 № 182-ФЗ «О внесении изменений…»).

До внесения поправок в миграционное законодательство представить уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания в орган миграционного учета можно было только лично, через МФЦ или почтовым отправлением. С 07.09.2020 это можно будет делать и в электронной форме.

Напомним, что работодатель признается принимающей стороной в тех случаях, когда иностранный гражданин проживает по адресу организации либо в ее помещении, не имеющем адресных данных, в том числе временном (п. 7 ч. 1 ст. 2, ч. 2 ст. 21 Закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете…»).

  • Форму уведомления о прибытии иностранного гражданина обновили (Приказ МВД от 24.03.2020 № 180).

Новая форма применяется с 13.06.2020. В ней содержатся уточнения:

  • о том, что даты окончания действия документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего право на пребывание (проживание) в РФ, указываются только в том случае, если их действие ограничено по сроку.
  • какую информацию нужно вносить в качестве сведений о законном представителе: это ФИО и дата рождения.

Напомним, что по Закону № 109-ФЗ обязанность по постановке иностранца на миграционный учет может возлагаться на него самого или на принимающую сторону.

Подводим итоги

Кадровикам и руководителям в 2020 году предстоит, как обычно, много работы с учетом многочисленных законодательных изменений:

  • Можно поучаствовать в эксперименте по кадровому ЭДО.
  • Больше внимания придется уделять воинскому учету ─ штрафы в этой сфере кадрового делопроизводства выросли.
  • Следует учесть обновленную форму уведомления о постановке иностранца на миграционный учет.
  • Отчасти работать станет легче ─ действует мораторий на проверки ГИТ для компаний, поименованных в реестре МСП, не нужно заниматься организацией медосмотров работников, проводящих большую часть рабочего времени за компьютером.
  • Часть работы можно отложить ─ срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки перенесли с 30.06.2020 на 31.10.2020.
  • В будущем планируется еще больше нововведений в кадровом документообороте ─ станет возможным заключение трудового договора через портал госуслуг, законодательно закрепят новые режимы удаленной работы, а для работодателей-транспортников станут доступными дистанционные медосмотры водителей.

 

Источник


КА "Кадровый метод" - это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистовменеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, ... Предлагаем для Москвы и Московской области - массовый подбор персонала - стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал.
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице "Акции" Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел "Подбор персонала по профессиям" в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажамменеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел "Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям". Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!