Можно ли утверждать график отпусков заранее?


Можно ли утверждать график отпусков заранее?

Можно ли утверждать график отпусков заранее?Составление графика отпусков — ежегодная рутинная обязанность каждого работодателя перед началом нового календарного года. По закону утвердить график нужно не позднее чем за две недели до первого января. А можно это сделать заранее? И есть ли сложности преждевременного оформления графика отпусков?

В каком месяце нужно утвердить график отпусков

Процесс составления графика отпусков в зависимости от численности штата и организационной структуры компании может занять существенный отрезок времени.

К примеру, на крупных предприятиях готовить данные для графика отпусков на следующий год начинают уже в первом полугодии текущего года. Для сотрудников каждого подразделения определяются периоды отдыха с учетом их пожеланий и необходимости соблюдения непрерывности трудового процесса. В компаниях с небольшим штатом на составление графика отпусков может уходить от одного дня до нескольких месяцев.

Таким образом, дата начала подготовки графика отпусков устанавливается на усмотрение работодателя. Закон лишь ограничивает крайний срок, до достижения которого график должен быть окончательно утвержден — не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Получается, что утвердить график отпусков нужно в декабре. А можно ли это сделать раньше?

Закон не запрещает загодя составлять график отпусков, но есть несколько обстоятельств, которые важно учесть при раннем утверждении графика.

Сложности раннего утверждения графика отпусков

Если работодатель утвердит график отпусков, к примеру, в октябре, а до конца года примет на работу новых сотрудников, в утвержденный график их отпуска уже не попадут. Это не критично и проблема легко решается — отправлять новичков в следующем году в оплачиваемые ежегодные отпуска можно по заявлению или подготовить дополнение к графику отпусков. Трудовое законодательство не запрещает так поступать.

Другой нюанс: отпуска работников-внешних совместителей. При раннем составлении графика отпусков внешние совместители могут еще не знать даты своего отпуска по основному месту работы, а по ст. 286 ТК РФ отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе. Документальным основанием для предоставления отпуска за работу по совместительству одновременно с отпуском по основной работе служит в том числе выписка из графика отпусков или справка с основного места работы о времени ежегодного оплачиваемого отпуска.

Аналогичные проблемы могут возникнуть и с супругами военнослужащих. Им дано право уходить в отпуск в период отпуска супруга-военнослужащего (п. 11 ст. 11 Федерального закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Отвечаем на основные вопросы

В какой срок закон требует утвердить график отпусков?
Работодатель самостоятельно решает, когда ему утвердить график отпусков, но это нужно сделать не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
 
Почему не стоит утверждать график отпусков заранее?
Работодатель может столкнуться с тем, что внешние совместители могут еще не знать дату отпуска по основному месту работы, а им отпуск положено предоставлять одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Аналогичная ситуация с супругами военнослужащих.
 
Как зафиксировать периоды отпусков сотрудников, принятых на работу после утверждения графика отпусков?
Трудовое законодательство этот момент не детализирует, поэтому на усмотрение работодателя отправлять новичков в следующем году в оплачиваемые ежегодные отпуска можно по заявлению или подготовить дополнение к графику отпусков.