Должностная инструкция заведующего архивом
Должностная инструкция заведующего архивом
Общие положения
1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению (заполнить).
1.4. Заведующий архивом должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;
– Единую государственную систему делопроизводства;
– порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
– структуру предприятия;
– правила хранения бланков строгой отчетности;
– основы организации производства, труда и управления;
– законодательство о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда;
– (заполнить).
1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
– положением об архиве предприятия;
– настоящей должностной инструкцией;
– (заполнить).
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно [руководителю предприятия; иному должностному лицу].
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового – к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия.
1.9. (заполнить).
Должностные обязанности
Заведующий архивом:
2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
2.17. (заполнить).
Права
Заведующий архивом вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.
3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:
– о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности;
– о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
– (заполнить).
Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.