Должностная инструкция заведующего канцелярией
Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового – лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
– единую государственную систему делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структуру предприятия;
– организацию делопроизводства на предприятии;
– схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
– основы экономики, организации производства, труда и управления;
– законодательство о труде Российской Федерации;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
– (Заполнить).
1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
– положением о канцелярии предприятия;
– инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– настоящей должностной инструкцией;
– (Заполнить).
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
Должностные обязанности
Заведующий канцелярией обязан:
2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. (Заполнить).
Права
Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;
– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;
– (Заполнить) – по вопросам (Заполнить).
Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.