Подбор Офис-менеджера

Предлагаем Вам профессиональный поиск и подбор Офис-менеджеров

Офис-менеджер — управленец, руководящий всем хозяйством офиса; решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников, в его подчинении те, кто обеспечивает бесперебойную работу офиса; в общем случае — заведующий хозяйством с расширенными полномочиями.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

Личные качества офис-менеджера: 

• организаторские способности;
• самостоятельность в принятии решений;
• умение распределять обязанности между персоналом;
• коммуникабельность;
• гибкость;
• терпеливость;
• тактичность;
• пунктуальность;
• добросовестность;
• презентабельная внешность.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Функциональные обязанности 

• Организует структуру (зонирование) офиса;
• Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс;
• Обеспечивает подготовку и организацию работы;
• Организует проверку офисного оборудования;
• Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций;
• Обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями;
• Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями, обеспечивает размещение заказа у поставщиков;
• Проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов;
• Анализирует предложения, структуру цен, системы скидок;
• Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности;
• Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат;
• Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса;
• Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса;
• Организует прием и рассылку деловой корреспонденции;
• Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними;
• Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов);
• Осуществляет контроль над трудовой дисциплиной работников офиса;
• Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения;
• Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
• Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности;

Профессия опытного Офис-менеджера сегодня очень востребована на рынке труда. Эти специалисты работают и в маленьких и международных организациях. Функционал Офис-менеджера также довольно сильно разнится в зависимости от компании.

Вы ищете грамотного и квалифицированного Офис-менеджера?

Возможно, вы нуждаетесь в подборе Офис-менеджера, но не знаете с чего начать, сколько платить, где искать Офис-менеджера? Кадровое агентство «Кадровый Метод» к вашим услугам! Мы оказываем профессиональный подбор Офис-менеджеров в Москве и предлагаем кандидатуры, полностью подходящие под все ваши требования.

Общая информация для Работодателей по подбору персонала находится на странице – Работодателям

В среднем стоимость услуг поиска и подбора Офис-менеджера составляет от 7% от усреднённого годового дохода специалиста. Конечная стоимость определяется в процессе переговоров.

При поиске, подборе и отборе соискателей на позицию Офис-менеджера:

1. Отдаём предпочтение тем, кто показал хорошие результаты на всех этапах собеседования;
2. Имеет подтвержденные опыт работы и положительные отзывы от предыдущих работодателей;
3. Имеет опыт организации работы офиса именно в требуемом сегменте бизнеса заказчика;
4. Обладает специфическими знаниями, навыками, опытом, культурой речи и логическим мышлением;
5. Анализируем реальные навыки и потенциал кандидатов;
6. Оцениваем как профессиональные качества, так и личностные;
7. Проводим телефонное и личное интервью.

При подборе Офис-менеджера в обязательном порядке оцениваются его профессиональные навыки, отзывы работодателей, оценивается объем выполняемых задач, уровень решаемых вопросов. Взвешенный подход – основа поиска ответственных и ценных сотрудников для любой организации.

Вопрос подбора Офис-менеджера стоит доверить профессиональным рекрутерам особенно учитывая тот факт, что для подбора требуемого уровня специалиста необходимо знать и уметь подбирать необходимых специалистов, методики поиска и оценки. Только грамотный подход наших агентов по персоналу разрешит Вашей компании заполучить компетентных сотрудников на долгосрочную перспективу. Мы имеем объемную базу актуальных кандидатов на множество вакансий, из которой можем выбрать лучшего офис-менеджера для обеспечения эффективной работы Вашей фирмы.

Как найти хорошего Офис-менеджера?

При наличии довольного большого количества резюме соискателей на позицию Офис-менеджера, найти действительно хорошего и грамотного специалиста крайне непросто и за кажущимся легким выбором всегда есть скрытые подводные камни, которые можно вычленить только при соответствующем опыте поиска и подбора главного и ответственного сотрудника в офисе, ведь менеджер управляет офисом, а это не просто набор знаний, а стиль работы и прежде всего любовь к своему делу.

Подобрать действительно достойного специалиста не так просто и лучше поручать это профессиональной компании.

Поэтому, если Вам нужен эффективный Офис-менеджера, который подойдет к Вашим требованиям, специфике бизнеса и быстро включится в работу, лучше доверить поиск профессионалам, которые знаю, как найти оператора быстро и эффективно.

Обратившись в наше кадровое агентство за помощью в поиске и подборе Офис-менеджера, вы:

1. Сэкономите время

Благодаря нашей базе резюме, опыту поиска сотрудников, методикам подбора, мы решим задачу подбора Офис-менеджера намного быстрее, чем при поиске без помощи агентства. Вы или Ваш кадровый сотрудник не будете тратить время на просмотр десятков сайтов с резюме, обзвон кандидатов и общение с ними, координацию удаленных интервью для понимания насколько кандидат подходит на позицию и т.д..

2. Сэкономите деньги

Агентство по поиску и подбору персонала предоставит вам данные по окладу сотрудников — зарплата будет точно отвечать квалификации и объему обязанностей соискателя. Вы не будете отвлекать своих сотрудников от текущих задач для поиска нового сотрудника (отвлечение базового персонала на задачи по поиску специалистов повлечет косвенные затраты). Для постоянных клиентов у нас предусмотрена серьезная система скидок.

3. Получите личного менеджера по персоналу

Все менеджеры агентства имеют большой опыт работы по подбору персонала, психологическую подготовку и нацеленность на результат. Мы упростим и ускорим для вас поиск персонала настолько, насколько это возможно.

4. Найдете точно того, кто вам нужен.

Обратившись к нам, вы можете быть уверены, в том, что будет подобран именно тот кандидат, который поможет Вашему бизнесу. Каждый соискатель, которого мы предложим на вашу заявку, пройдет минимум 1 собеседование, а скорее всего несколько интервью до момента его представления Вам как кандидата.

5. Не заплатите полную стоимость, пока новый сотрудник не выйдет на работу

Оплата наших услуг рекрутинга – Вы оплачиваете итоговую стоимость за поиск и подбор сотрудника, ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО по Договору после того как кандидат приступит к работе.

6. Получите гарантии

Вы получите гарантию в Договоре на бесплатную замену сотрудника.

7. Юридические отношения

Мы будем работать по Договору оказания услуг, что лишний раз доказывает наши намерения к долгосрочной и ответственной и нацеленной на результат работе.

Оставьте онлайн заявку на услуги подбора офис-менеджера и наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.

 

---

Дополнительную и более подробную информацию об услугах по подбору персонала можно получить в рабочие дни с 09.00 до 19.00: 

1. Позвонить по телефону:  +7 (499) 130-09-50 или +7 (903) 130-09-50;

2. Прочитать подробную информацию по нашим услугам в разделе – Работодателям;

3. Просто написать нам письмо mail@hr-metod.com (отвечаем 7 дней в неделю);

4. Заполнить онлайн заявку на подбор сотрудника для начала диалога – мы Вам оперативно перезвоним;

5. Перейти на страницу контактов и выбрать прочие методы связи.

 

---