Важные и срочные дела: расставляем приоритеты


Важные и срочные дела: расставляем приоритеты

Важные и срочные дела: расставляем приоритетыПредставьте себе, что Вы живете на планете, где сутки составляют 42 часа, а не 24, как на Земле, на сон для восстановления работоспособности вам требуется всего 2 часа, а не 6–8, как большинству людей. В результате в Вашем распоряжении остается целых 40 часов времени! Звучит очень заманчиво. Многие не отказались бы и от одного или двух дополнительных часиков, полагая, что добавочное время облегчило бы им жизнь и уменьшило тяжелое напряжение. Однако так ли это? Смогут ли сорокачасовые сутки решить все проблемы?

Не сделанные телефонные звонки; череда невыполненных домашних дел; непрочитанные книги; оставшиеся незавершенными статьи; ожидающие своей очереди отчеты; письма, не получившие ответа; друзья и родители, которых не навестили — этот грустный и длинный список неоконченных дел не имеет конца. Мысли о незавершенных делах начинают преследовать нас, как только мы останавливаемся, чтобы подвести итог. Если в сутках будет 40 часов, то неоконченных дел не станет? Вряд ли...
 
Можно работать день и ночь, но не выполнить главного. Самое досадное, большое и неотвратимое, что мешает нам, — это громада так называемых срочных дел — рабство, сковывающее и разрушающее все наши усилия. Чувство сомнения, тревоги, опасения и неудовлетворенности возникает не из-за тяжести и объема работы, а от обременения множеством начатых, но незавершенных дел, от обилия того, что хотелось сделать, но не сделали.
 
Осмысляя свою жизнь, вдумываясь в происходящее, легко можно прийти к выводу, что причина кроется не только в недостатке времени. Истоки проблемы лежат гораздо глубже и касаются определения приоритетов. Первоочередным в управлении временем является умение ставить цели и расставлять приоритеты. Последнее помогает выявлять самые важные задачи и избавляться от рабства срочных дел.
 
Перепутанные приоритеты
 
Ни один человек не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенное явление — это стремление сделать безотлагательно слишком много дел. Однако, подводя итоги, мы бываем обескуражены тем, что занимались не жизненно важными и первоочередными вещами, а второстепенными и третьестепенными, совсем не обязательными и мелкими. Чтобы увеличить количество рабочих часов, некоторые работают ночью. Однако мы забываем о том, что состояние стресса возникает не оттого, что мы сделали, а оттого, что мы не успели сделать.
 
Проблема определения и разграничения дел по степени важности и срочности весьма актуальна. На самом деле, важная задача лишь в редких случаях требует незамедлительного исполнения. Прочитать книгу по своей специальности, поговорить с сыном о его взглядах на дружбу, разработать новую технологию, помочь родителям с ремонтом, написать давно задуманную статью — все это, казалось бы, может подождать. И напротив, так называемые срочные дела требуют исполнения либо немедленно, либо в течение тридцати минут, либо до конца рабочего дня, либо сегодня, в крайнем случае — завтра.
 
Настойчивые телефонные звонки, постоянные просьбы, заваленный бумагами стол, стук в дверь ежечасно держат нас в напряжении, настаивая на исполнении. Получается, что именно срочные дела являются неизбежными и важными, масштабными и безотлагательными, поглощающими всю нашу энергию. Однако их первоочередность обманчива. Наши приоритеты неправильно расставлены, и мы превращаемся в рабов срочных дел. Нас неизбежно преследует чувство потери и угнетает сознание того, что мы не успели закончить важную работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей и отчетов — это четко обозначить их приоритетность.
 
Как избежать рабства
 
Научившись правильно расставлять приоритеты, Вы сможете сконцентрировать свое внимание на основных делах. Существует множество правил, методик и принципов, которые могут помочь овладеть секретами различения важного и срочного. Рассмотрим некоторые из них.
 
■ Всегда держите в поле зрения основную цель. Ориентируйтесь на то, какие издел действительно ведут к достижению цели, а какие нет. Ваша цель должна согласовываться с Вашим внутренним состоянием покоя, соответствовать Вашим моральным установкам и уровню духовности. В этом случае Вы сможете расставить приоритеты логично, безболезненно и без суеты. Главные цели в Вашей жизни будут проецироваться на цели, которые Вы ставите на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на день. Некоторые не согласятся с тем, что цель необходимо определять на каждый день. Однако именно Ваши высшие духовные ценности позволят Вам делать это естественно, обретая чувство уравновешенности, для того чтобы выполнять действительно важные дела.
 
Помните, что Ваша основная цель — это Ваша личная цель. Цели и приоритеты Ваших близких, Вашей компании и руководства могут отличаться, а иногда даже идти в разрез с Вашими. В этой связи с окружением необходимо строить отношения «обмена» (осуществление помощи друг другу в достижении целей, согласование интересов, использование времени и других ресурсов). Старайтесь в лучшем смысле этого слова быть полезными друг другу, однако личные цели всегда должны быть приоритетными.
 
Важные и срочные дела: расставляем приоритеты■ Запишите все основные дела на год месяц, неделю, день) и оцените степень важности каждого из них по пятибалльной шкале (5 — жизненно важно, 4 — очень важно, 3 — скорее важно, чем нет, 2 — сомневаюсь в важности, 1 — не важно). Оцените степень срочности каждого из записанных дел по четырехбалльной шкале (4 — неотложно,3 — очень срочно, 2 — достаточно срочно, но может подождать, 1 — совсем не срочно). Умножьте первую цифру на вторую и сначала выполняете задачи, где результат умножения больше 16 (важные и срочные), а затем те, где результат 12 и больше. Такое упорядочивание поможет выделить время для действительно важных, полезных и ведущих к цели дел.
 
■ Рассмотрите все дела, разделив их на четыре категории. Важные и срочные дела — особая категория дел (жизненно важные, глобальные). Их выполнение не терпит откладывания ни при каких условиях, а невыполнение может разрушить все планы и пагубно сказаться на достижении целей. Приступать к выполнению таких дел следует в первую очередь, однако не следует забывать о контроле их объема, иначе ни на что другое времени не останется. Если Вы добьетесь того, что важные дела не будут превращаться в срочные (т. е. будете всегда вовремя выполнять важные дела), то можно сказать, что Вы обладаете высшим мастерством управления временем.
 
Важные, но не срочные дела — основная работа, налаживание новых бизнес-связей, совершенствование личностных и профессиональных качеств. Если вовремя не уделять подобным делам внимание, то в будущем Вам грозит неуспех. Инвестируя время в свое развитие, Вы сможете найти удачные, креативные решения и идеи и воплотить их в жизнь (например, чтение и обучение, участие в различных профессиональных форумах и конференциях, посещение мастер-классов).
 
Дела срочные, но неважные — масса «бумажной» работы, телефонные звонки, электронная переписка, бесконечные просьбы коллег, просмотр новостей и периодики. Именно дела из данной категории мы часто считаем важными и, как результат, расходуем на них больше времени, чем необходимо. Подобная ошибочная оценка грозит невыполнением важных дел.
 
Дела неважные и не срочные — чтение анекдотов, бесцельный просмотр всех подряд телепередач, пустые часовые размышления типа: «Если бы...» Безусловно, подобные занятия могут быть элементами отдыха, однако старайтесь сводить к минимуму время, затрачиваемое на такие непродуктивные дела.
 
■ Возьмите на вооружение матрицу определения приоритетов по степени важности и срочности (АВС-анализ). Данный принцип созвучен с четырьмя вышеописанными категориями, только, согласно ему, все задачи, учитывая их важность и срочность, можно разделить на три уровня:
 
— А-задачи — очень важные и срочные — требуют немедленного исполнения (перспективные проекты, новые выгодные контакты);
— В-задачи — важные, но не срочные — требуют определения сроков их исполнения (текущие дела, планирование, деловые встречи);
— С-задачи — не очень важные, но срочные — необходимо делегирование подчиненным (рутинные обязанности, отчеты).
 
Самая большая опасность заключается в возможности увлечься срочностью С-задач, отложив выполнение В- и даже А-задач. Неважные и несрочные дела, согласно описываемой матрице, вообще не включаются в сферу задач руководителя, несмотря на то, что это сопряжено с определенным риском.
 
■ Учитывайте то, что кроме выполнения задач необходимо находить время и на людей. Здесь также требуется умение определять приоритеты, отделяя важное и срочное. Некоторые встречи, возможно, вообще не стоят нашего внимания, а другим можно уделить несколько минут. Однако для бесед с важными людьми выделяйте целые часы, но обязательно определите, насколько эти люди для Вас важны (не путайте с нужны), насколько они Вам близки и дороги. Один из самых ценных даров, данных нам Богом, — это роскошь человеческого общения. Не теряйте его из-за излишней поспешности, но и не тратьте праздно время на случайных, «второстепенных» людей.
 
■ Учитывайте принцип американского экономиста и ученого Вильфредо Парето, согласно которому в среднем 20% затраченных ресурсов обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% ресурсов затрачиваются на 20% результата. Знание данного принципа позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и, как следствие, требуют особого внимания. Таким образом, приоритетными в Ваших долгосрочных и краткосрочных планах должны быть только 20% всех поставленных задач и именно на их выполнение необходимо тратить основное время.
 
■ Используйте метод Альпы, который позволит правильно распределить время, необходимое для решения ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач. Данный метод подразумевает выполнение следующих пяти шагов:
 
— запишите все предстоящие дела, поставив сроки исполнения;
— определите примерное количество времени, которое требуется на выполнение каждого задания;
— учтите буферное время (отдых, прием пищи, исправление ошибок);
— расставьте приоритеты, пронумеровав дела по степени их важности;
— по окончании срока (дня, недели, месяца) проведите анализ с целью учета невыполненных дел; перенесите их на следующий период.
 
■ Научитесь строить пирамиду важности. Вы можете воспользоваться пирамидой Маслоу, для того чтобы разделить свою пирамиду важности на пять горизонтальных частей. Ее уровни можно покрасить в разные цвета: каждый цвет будет обозначать степень важности-срочности.
 
Первый уровень (основание) пирамиды формируют жизненно важные и неотложные дела, при невыполнении которых может обрушиться вся пирамида. Таким образом, данные задачи имеют главный приоритет. Как правило, они без труда определяются в общем списке: срочные вопросы, касающиеся Вашего здоровья и здоровья Ваших близких, первостепенные задачи Вашего профессионального и карьерного роста, разработка новых методик и технологий, перспективные проекты, стратегия работы.
 
Второй уровень формируют важные и достаточно срочные дела. Здесь часто возникают сложности градации — какая работа действительно важна, но может немного подождать. Представьте, что дела, отнесенные к данному уровню, оказались невыполненными. Разрушится ли в этом случае вся пирамида? Если да — перемещаем эти дела в основание пирамиды, если нет — оставляем на втором месте. Чаще всего это вопросы, касающиеся стабильности семейных и других межличностных отношений, приказов руководства, разработки тактических решений, текущих проектов, деловых встреч и производственного процесса.
 
Третий уровень — текущие, но не самые важные дела. Часто такие дела также являются срочными и касаются некоторых приказов руководства, просьб коллег, переписки по электронной почте, рабочих и личных телефонных звонков, отчетов.
 
Четвертый уровень формируют дела, которые не вписаны в Ваш рабочий график или личный план. Безусловно, они имеют отношение к Вашей работе или жизни, но совсем не главное. Это могут быть поздравления с праздниками или второстепенные встречи.
 
Пятый уровень — это свободное время для общения с семьей и коллегами. Это самые приятные занятия, однако они не имеют прямого отношения к рабочим или личным делам.
 
Итак, используя все вышеперечисленные принципы или только некоторые из них, вы существенно улучшите свои умения по выявлению приоритетов и их расстановке. Ни один из описанных методов не является панацеей и не дает гарантии того, что вы безупречно научитесь определять степень важности и срочности текущих дел. Подходите к этому процессу творчески — комбинируйте разные приемы, выработайте свой стиль, опробуйте его на практике, закрепите успешные моменты и используйте знания о приоритетах в вашем планировании.
 

Источник


КА "Кадровый метод" - это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена)персонал среднего звенаIT специалистовменеджеров продажлинейный персоналбухгалтеровврачейстилистов, ... Предлагаем для Москвы и Московской области - массовый подбор персонала - стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал. Также предлагаем рассмотреть дополнительную услугу - "Абонентское обслуживание по поиску и подбору персонала".
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице "Акции" Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел "Подбор персонала по профессиям" в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарьменеджер по продажам, товароведудаленный менеджер по продажамменеджер по закупкамтоп персонал, руководители и т.д., а также раздел "Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям". Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!