5 способов объяснить начальнику, что вы перегружены


«С меня хватит!»: 5 способов объяснить начальнику, что вы перегружены

Настоящий бич современных карьеристов – переоценка собственных возможностей. Работники, желающие «выслужиться» перед начальством, слишком много на себя берут, после чего не могут справиться с возложенными самостоятельно обязанностями.

Обсудить этот вопрос с начальством бывает зачастую крайне сложно – никто не хочет прослыть бездельником или некомпетентным сотрудником. 

Мол, незаменимых людей не бывает, поэтому если не справляется один, это отнюдь не значит, что не справится кто-то другой. Многие при этом успевают заняться еще и самобичеванием, виня в неспособности справиться с рабочими трудностями и повышенной загруженностью исключительно себя.

Подобное развитие событий чревато негативными последствиями для работника: взваливая на себя непомерное количество задач, с которыми он физически не в состоянии справиться, работник или не выполняет их в полной мере, или в результате страдает качество. 

По итогу над таким работником может возникнуть «ореол ненадежности». Поэтому пока слухи о вашей некомпетентности не дошли до начальства, а «лавина» рабочих задач не накрыла с головой, пора донести объективную картину до непосредственного руководителя.

Как это сделать деликатно, сохраняя репутацию компетентного и трудолюбивого работника и верного подчиненного?

1. Не подставляйте команду

Если на работе у вас никогда и ни на что не хватает времени, не стоит сразу винить себя – это еще не говорит о том, что вы плохой работник. Как утверждает писательница, бизнес-тренер и основатель компании Task Masters – Julie Morgenstern, не стоит быть к себе настолько требовательным.

Наиболее продуктивное использование рабочего времени, а следовательно, и повышение количества выполненных задач за единицу времени – стратегическая цель любой коммерческой организации, поэтому времени не будет хватать никогда.

А если вы постоянно проявляете себя, лишь иногда отказывая кому-то из коллег в помощи или же изредка прося у начальства отсрочки, едва ли из-за этого вы сможете прослыть лентяем и ненадежным сотрудником. В некоторых ситуациях отказ от выполнения отдельных задач, наоборот, даже добавляет авторитета.

Можно посмотреть на ситуацию и со стороны руководства. Начальники любят быть в курсе всех проблем, имеющихся в трудовом коллективе – всего того, что препятствует выполнению поставленных руководством задач.

Поэтому даже если ваше самолюбие и против того, чтоб признать собственное поражение или неспособность вложиться в дедлайн, вы обязаны сообщить о сложившейся ситуации своему руководителю – это требуют интересы организации. 

По словам психолога и эксперта Harvard Business Review – Liane Davey, в ситуации, когда над работником нависла лавина задач и он в результате не в состоянии решить часть из них, скрывая это от руководства он подставляет всю команду. Поэтому те, кто молчат о своей перегруженности, способны создать куда больше проблем, чем те, кто признают свои просчеты.

2. Обратитесь за помощью

В ситуации, когда над решением поставленной начальником задачи нависла угроза, лучший советчик – это сам начальник. Работнику не стоит сразу совершать «явку с повинной» – достаточно посетить руководство с целью получения консультации.

Попросите босса помочь в решении конкретной задачи, объясняя суть сложившейся проблемы – у руководства всегда на порядок больше инструментов для оперативного разрешения казусов, независимо от их характера.

Возможно, руководитель подскажет, как справиться с авралами, при этом обратив внимание не только трудолюбие подчиненного, но и на его озабоченность судьбой компании, ответственность и надежность в качестве командного игрока.

Кроме прочего, это помогает повысить эффективность вашего сотрудничества – разговор «на чистоту» с признанием наличия проблем позволяет актуализировать ожидания каждой из сторон. Это, в свою очередь, дает понимание объективной ситуации с выполнением рабочих задач – теперь за итоговый результат ответственен и руководитель тоже.

Он будет в курсе ситуации, например, с подготовкой финансового отчета, поэтому обязан будет предпринять меры и так или иначе помочь, если «сроки горят», а сама задача имеет большое значение. Начальник не робот – начальник наверняка сам не раз бывал в подобных ситуациях, поэтому помочь сейчас – его «святая обязанность».

3. Предлагайте решения

Но не стоит идти к начальнику в полной уверенности, что всю ответственность удастся переложить на него. К тому же далеко не все руководители смотрят на подчиненных как на насекомых – многие воспринимают нижестоящих коллег не иначе как партнеров.

А партнеры, как известно, должны способствовать достижению единой цели путем выполнения разносторонних задач. Только такой подход позволит говорить с руководителем о собственной нагрузке «на чистоту». Обсуждая проблемы, которые препятствуют выполнению поставленных задач, будьте предельно конкретны: «косяк» коллег, собственная некомпетентность, занятость другими, более важными вопросами и т.д.

При этом не стоит надеяться на предустановленную лояльность руководителя – она будет отсутствовать, если работник не проявляется собственной инициативы.

Как утверждает Julie Morgenstern, не стоит ходить к начальнику с вопросами, которые вы не знаете как разрешить. В идеале работник должен идти к начальнику и предлагать как минимум три решения возникшей проблемы, лишь согласовывая наиболее оптимальный вариант.

Это может быть расширение проектного штата, делегирование части полномочий на аутсорсинг, назначение дополнительных помощников из числа коллег, перенос дедлайнов и все другое, что может стать решением возникшей проблемы.

4. Говорите все как есть

Нередко возникают ситуации, когда новыми заданиями нагружают сотрудника, у которого и так дел невпроворот. Начальство действительно редко когда отдает себе отчет в том, сколько времени необходимо потратить на выполнение той или иной задачи.

Поэтому если у вас «завал», а вам при этом пытаются нагрузить дополнительными задачами – не стоит молчать – акцентируйте внимание начальника на этом вопросе.

Поинтересуйтесь, какие в такой ситуации задачи имеют основной приоритет – возможно, выполнение кое-каких заданий действительно удастся отложить? Julie Morgenstern советует ни в коем случае не «подписываться» на новые задачи, если работник сомневается, что успеет их выполнить.

Аналогичным образом стоит поступать, если чрезмерная нагрузка усугубляется проблемами личного характера. Будьте честны с начальником – если у вас заболел ребенок или супруг попал в ДТП, сообщите об этом руководителю – почти всегда начальство идет навстречу. Все прекрасно понимают, что семейные стрессы еще никому не стали катализатором трудоспособности. А вот профессиональное выгорание еще никто не отменял.

5. Помогайте коллегам

Даже если вы твердо решили отказаться от лишнего проекта по причине чрезмерной загруженности, старайтесь помогать в них своим коллегам – это будет весьма правильно с точки зрения профессиональной тактики.

Поэтому заверьте начальника, что несмотря на колоссальную загруженность вы найдете время, чтоб ввести ответственных за проект коллег в курс дела, всячески помогать им и нести ответственность вместе с ними. Предложенная коллегам помощь еще никогда не становилась лишней.

Вы можете быть их вдохновителем, консультантом или рутинным помощником – главное, что это укрепит репутацию сотрудника как в глазах начальства, так и в рабочем коллективе, и при этом не потребует максимального акцентирования внимания на проекте.

Даже если роль «Чип и Дейла» вас не прельщает, будьте готовы прийти на помощь коллегам…

… и тогда коллеги придут на помощь вам

Действительно, далеко не всегда удается найти реально пронзительные аргументы для начальника. Поэтому, если руководитель, несмотря на вашу колоссальную нагрузку, остался непреклонен – пожалуйтесь на него коллегам.

«Поставить его на место» коллеги, конечно, не смогут, а вот войти в ваше положение – весьма вероятно. 

Попросите у авторитетных коллег помощи, пообещайте, что отплатите «той же монетой», как только удастся справиться с загруженностью. Если вы работаете в команде не первый год, неравнодушные к вашей судьбе обязательно найдутся. Если же такие ситуации имеют место постоянно, возможно, пора подумать о смене работы – какой смысл «ишачить» на пределе постоянно?

Итог

Из всего этого мы можем выделить несколько центральных мыслей, которых необходимо придерживаться любому сотруднику. Так, вам обязательно следует:

  • Консультироваться по всем проблемным вопроса с руководителем, предлагая и обсуждая возможные пути выхода из сложившейся ситуации с перегрузкой.
  • Говорить с начальником конкретно и по существу, интересуясь о том, какие задачи являются наиболее приоритетными.
  • Помогать коллегам в надежде на то, что они также придут на помощь в сложной ситуации.