Переход на электронные трудовые книжки
Электронные трудовые — история вопроса
О том, что вместо привычных бумажных трудкнижек у российских трудящихся будут записи в электронных базах данных, заговорили несколько лет назад. В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.
По мнению премьер-министра, этот переход поможет уйти от многих сложностей, с которыми сейчас связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:
- Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
- Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.
Электронная трудовая книжка — последние новости
Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу. На рассмотрение Госдумы уже поступил проект изменений в Трудовой Кодекс. Эта инициатива получила народное название «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе планируемых изменений:
- Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
- Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
- Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.
Проект закона описывает также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.
Когда введут?
Главный вопрос, который интересует всех, кто уже узнал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?
Дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что уже через несколько месяцев бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.
Как будет происходить переход?
Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников будет достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.
Шаг 1. Подготовка
В 2019 году ведется подготовительная работа: рассматривается законопроект, разрабатываются технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.
Шаг 2. Работа в двух форматах
Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.
Шаг 3. Окончательный переход
С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.
Важно! Процесс перехода на электронные трудовые книжки рассчитан на несколько лет. При этом те, у кого уже есть бумажный документ могут написать заявление, и работодатель продолжит заполнять их книжку «по старинке». Параллельно с цифровым учетом. |
Что нужно подготовить до того, как перейти на электронные трудовые книжки
Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2020 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2019-м целесообразно:
- Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
- Ознакомить работников с информацией о грядущих переменах.
- Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.
Свежие новости об электронных трудовых книжках
По состоянию законодательных актов на начало июля 2019 года можно сделать следующие выводы:
- Переход на цифровые трудкнижки состоится. Старт процесса запланирован на начало 2020 года.
- Работодатели должны будут ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
- Сведения о трудоустройстве и увольнении надо будет предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
- Есть план по введению админответственности за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это будет предупреждение.
Преимущества виртуальных трудовых
Трудовая книжка в электронном виде будет содержать ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.
5 преимуществ цифровой версии:
- Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
- Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
- Работники получат упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
- Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
- Снизится риск утери или порчи документа.
Какие есть опасения
Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:
- Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
- Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
- Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
- Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
- Сложностей и потерь времени при заполнении.
Госдума осознает все эти моменты и разрабатывает мероприятия для минимизации рисков. Во многом поможет поэтапный переход. Задача руководителей в переходный период — провести разъяснительную работу с бухгалтерами, работниками кадровых служб и рядовыми сотрудниками.
Уже совсем скоро в деловой обиход войдет электронная трудовая книжка, образец заполнения будет доступен в открытом виде и со временем все кадровики научатся делать это быстро и без ошибок.
-
КА "Кадровый метод" - это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, ... Предлагаем для Москвы и Московской области - массовый подбор персонала - стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал.
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице "Акции" Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел "Подбор персонала по профессиям" в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел "Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям". Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!